Geodis Calberson Polska i Giraud International Polska, należące do globalnego operatora logistycznego Geodis zakończyły wdrożenie rozwiązania SunSystems. Nowy zintegrowany system, w którym pracują już inne europejskie oddziały operatora, kompleksowo wspomaga zarządzanie finansami, w tym rachunkowością podatkową i zarządczą. Oba projekty w oparciu metodykę wdrożeniową OPIM zrealizowała firma Hogart.

Prace wdrożeniowe rozpoczęły się najpierw w Geodis Calberson Polska, a następnie w firmie Giraud International Polska, która w 2009 r. została przejęta przez Geodis. Zgodnie z harmonogramem każdy z projektów zakończono w ciągu trzech miesięcy.

Zmieszczenie się w przyjętych ramach czasowych było jednym z naszych priorytetów. Obie spółki rezygnowały z wcześniejszych systemów finansowo-księgowych i chciały płynnie przejść na nowe rozwiązanie. Cała operacja przebiegła bez problemów. SunSystems 5 zintegrował i zautomatyzował wszystkie kluczowe procesy w finansach i księgowości, dzięki czemu w obu spółkach obszarem tym może zarządzać ten sam menedżer - wyjaśnia Tomasz Maj, Dyrektor Finansowy Geodis Calberson Polska.

Zamknięcie projektu w tak krótkim czasie było możliwe dzięki zastosowaniu sprawdzonej metodyki wdrożeniowej OPIM, ale też ze względu na innowacyjną technologię SOA, na której oparto najnowszą wersję SunSystems 5.

Technologia ta, zorientowana na konkretne usługi (procesy biznesowe) wykorzystuje do przesyłu danych standardowe protokoły komunikacji web services, np. XML. Wdrożenie i integracja z zewnętrznymi systemami informatycznymi czy późniejsze aktualizacje odbywają się więc bez ingerowania w pozostałe moduły – dodaje Andrzej Gondek, Senior Project Manager w firmie Hogart.

Tak zaprojektowana architektura SunSystems 5 umożliwiła sprawną i szybką integrację z systemem GETrans, wykorzystywanym przez spółki Geodis Calberson Polska i Giraud International Polska do obsługi logistyki. Do tego celu służy prosty interfejs, pośredniczący w wymianie informacji o kontrahentach oraz dekretach faktur zakupowych i sprzedażowych.

Wszystkie dane są gromadzone i aktualizowane w jednej centralnej bazie SunSystems 5, który obecnie wspomaga w obu spółkach zarządzanie m.in. księgowością (rachunkowością podatkową i zarządczą), środkami trwałymi oraz transakcjami wielowalutowymi (transakcje mogą być automatycznie księgowane i prezentowane w różnych walutach jednocześnie). Spore ułatwienia pojawiły się także w obszarze płatności i księgowania wyciągów bankowych, które teraz automatycznie wykonują zintegrowane z SunSystems 5 aplikacje Homebanking i SpeedCollect.

Dodatkowe wsparcie pracownicy Giraud International Polska uzyskali także przy obsłudze procesów zarządzania należnościami.

Wdrożona przez nas aplikacja SunSystems Collect informuje o zbliżających się lub przekroczonych terminach zapłaty. Powiadomienia lub wezwania do zapłaty można generować w kilku językach i przesyłać do adresatów za pośrednictwem poczty elektronicznej – dodaje Andrzej Gondek.

Równie duże wsparcie Giraud International Polska uzyskał także w obszarze raportowania. Wcześniej generowanie raportów wymagało wsparcia ze strony działu IT. Obecnie możliwość budowy nowych oraz modyfikacji istniejących raportów jest w pełni dostępna dla użytkownika w ramach posiadanych uprawnień i nie wymaga wiedzy informatycznej. W obu spółkach menedżerowie samodzielnie stworzyli większość raportów zarządczych, przeznaczonych dla francuskiej centrali i polskiego kierownictwa firmy.

Raporty są bezpośrednio tworzone w SunSystems 5 lub przy pomocy narzędzia analitycznego Vision, które jednocześnie umożliwia wielowymiarowe analizy procesów biznesowych. Uprawnieni do tego menedżerowie mogą analizować np. typy transportu, grupy kontrahentów, centra przychodowo-kosztowe, kodowanie dla celów sprawozdawczości VAT (w tym moment powstania obowiązku podatkowego), wydajność pracowników czy grupowanie kont i transakcji dla celów korporacyjnych. Analizy są wykonywane w czasie rzeczywistym, dzięki czemu menedżerowie mogą monitorować i kontrolować procesy biznesowe na bieżąco, a w razie wykrycia najmniejszych odchyleń w porę zareagować.

Źródło: www.hogart.pl