Książki towarzyszą człowiekowi przez całe jego życie – najpierw jako bajki dla dzieci, później podręczniki szkolne i akademickie, albumy, poradniki etc. Rozpowszechnione przez Gutenberga słowo drukowane jest podstawowym nośnikiem informacji. Nie wchodząc w aspekty techniczne branży wydawniczej, moglibyśmy pomyśleć, że procesy biznesowe zachodzące pomiędzy wydawnictwami a hurtowniami oraz księgarzami w sferze dystrybucji książek opierają się na nieskomplikowanym procesie sprzedaży hurtowej i nie stanowią większego wyzwania dla systemu ERP. Nic bardziej mylnego.

Jak działają firmy z branży wydawniczej?

W branży wydawniczej książki dystrybuowane są w dwóch formułach handlowych: typowej sprzedaży hurtowej oraz konsygnacji.

Konsygnacja jest umową przyjęcia do sprzedaży towarów pozostających własnością dostawcy. Przyjęty w konsygnację przez hurtownię towar jest dalej dystrybuowany wśród pośredników i podmiotów finalnych (księgarnie, szkoły, biblioteki), również na zasadzie sprzedaży tradycyjnej – fakturowanej lub konsygnacji. W branży wydawniczej mamy więc często do czynienia z „konsygnacją kaskadową”.

Główne korzyści konsygnacji w porównaniu do klasycznej, fakturowanej wymiany handlowej to:

• brak konieczności angażowania kapitału w zakup towaru,
• towary nie obciążają stanu zapasów,
• możliwość zwrotu niesprzedanych partii,
• minimalizacja ryzyka. \

Podmiot chcący prowadzić wymianę handlową na zasadach konsygnacji powinien spełnić poniższe warunki:

• indywidualne zawieranie umowy konsygnacyjnej,
• określenie nieprzekraczalnych terminów rozliczeń konsygnacji,
• określenie dopuszczalnej wartości towarów wydanych jednocześnie w konsygnację.

Jak skutecznie zarządzać konsygnacją?

W branży księgarskiej, działającej często na zasadach konsygnacji, konieczne jest wykorzystanie takich systemów Informatycznych wspierających zarządzanie firmą (ERP), które będą w stanie obsłużyć ten specyficzny biznesowy model działania.

Zarządzenie towarem przyjętym w konsygnację, zarówno po stronie dostaw, jak i ich dalszej dystrybucji do odbiorców finalnych, stanowi nową funkcjonalność wprowadzoną do platformy Comarch ALTUM.

Przykładowa firma – hurtownia książek

Wyobraźmy sobie hipotetyczną hurtownię współpracującą po stronie dostaw z wieloma wydawnictwami i dystrybutorami, a po stronie sprzedażowej ze zróżnicowanymi odbiorcami: księgarniami, bibliotekami, szkołami etc. Rozwiązanie

Obrót dostawami konsygnacyjnymi w systemie Comarch ALTUM odzwierciedlany jest zmianami w stanach magazynów. W celu zamodelowania procesu w systemie ERP zostały wprowadzone dwa dodatkowe typy magazynów: magazyn konsygnacyjny własny oraz magazyn konsygnacyjny odbiorcy.

Rejestracja dostaw i wydań konsygnacyjnych realizowana jest za pomocą standardowych dokumentów (PZ – Przyjęcie Zewnętrzne, MM – Przesunięcie Międzymagazynowe, WZ – Wydanie Zewnętrzne) wystawianych na magazyny konsygnacyjne własne i odbiorców. Rozwiązanie to pozwala na:

• szybką analizę zasobów przyjętych w konsygnację i kupionych na fakturę (oddzielne magazyny),
• wgląd w stan ilościowo-wartościowy towarów przekazanych w konsygnację nabywcy,
• identyfikację partii według typu przyjęcia – magazyn główny/magazyn konsygnacyjny.

W celu kontroli rozliczeń i wspomagania procesu zostały wprowadzone dodatkowe typy dokumentów – Zestawienie Sprzedaży Konsygnacyjnej oraz Rozliczenie Zwrotów Nabywców.

Proces zarządzania konsygnacją w Comarch ALTUM

1. Rejestracja dostawców i nabywców

Podstawowym założeniem przyjętym w rozwiązaniu jest nierozerwalność kontrahenta i magazynu konsygnacyjnego. Rejestrując w systemie nowego kontrahenta, mamy możliwość automatycznego utworzenia magazynu konsygnacyjnego zarówno dla dostawców, jak i nabywców. Magazyn oznaczony kodem kontrahenta w prosty sposób wskazuje na podmiot, do którego przynależy.

2. Przyjęcie dostaw konsygnacyjnych

Przyjęcie towaru w konsygnację związane jest z fizyczną dostawą towaru na podstawie dowodu dostawy, lecz nie towarzyszy mu wygenerowanie płatności w momencie przyjęcia dostawy. W celu rejestracji dostawy w systemie generowany jest dokument PZ na magazyn konsygnacyjny z odpowiednią serią.

3. Wydanie w konsygnację

Klienci, składając zamówienia sprzedaży, określają formułę handlową – zakup na fakturę lub przyjęcie w konsygnację. Bardzo często zdarza się sytuacja, że towar wydawany w konsygnację nabywcy zostaje również przyjęty pierwotnie w konsygnację od dostawców. W systemie Comarch ALTUM realizacja zamówienia związana jest z automatycznym wygenerowaniem wielu dokumentów przesunięć międzymagazynowych od dostawców do nabywcy. Proces obywa się automatycznie bez ingerencji operatora.

W systemie Comarch ALTUM wydanie w konsygnację skutkuje zasileniem stanów magazynu konsygnacyjnego nabywcy.

4. Rozliczenia konsygnacji

Rozliczenie konsygnacji odbywa się cyklicznie i związane jest ze stopniowym fakturowaniem sprzedanych przez klienta towarów. W celu dokonania rozliczenia z dostawcą należy uprzednio rozliczyć sprzedaż towarów przyjętych w konsygnację przez nabywców. W wyniku rozliczenia z nabywcami w systemie powstają dokumenty WZ i FS z magazynu konsygnacyjnego nabywcy. W wyniku rozliczenia konsygnacji z dostawcą powstaje dokument FZ z magazynu konsygnacyjnego dostawcy.

W systemie Comarch ALTUM wprowadzono nowy typ dokumentu – Zestawienie Sprzedaży Konsygnacyjnej (ZSK), który automatycznie agreguje zarejestrowane w systemie sprzedaże towarów przyjętych pierwotnie w konsygnację od danego dostawcy. ZSK umożliwia dodatkowo proste wygenerowanie faktury dla dostawcy celem zapłaty za sprzedane towary.

Kaskadowe rozliczenie konsygnacji:

1. Rozliczenia z nabywcami – księgarze raportują sprzedane towary z dostaw konsygnacyjnych. 2. Rozliczenia z dostawcami – dokument ZSK uwzględnia sprzedane przez księgarzy towary oraz sprzedaż fakturowaną towarów konsygnacyjnych bezpośrednio w hurtowni.

Zarządzanie rozliczeniami polega na kontroli terminowości i poprawności rozliczeń z nabywcami, co przekłada się na poprawne rozliczenia z dostawcami.

Zwroty konsygnacyjne

Z wydaniem towarów w konsygnację związane są również zwroty konsygnacyjne. W praktyce czynność ta polega na zwróceniu niesprzedanego towaru przez księgarza i wiąże się z koniecznością rozliczenia zwrotu przez hurtownię. W celu automatyzacji tej operacji w systemie Comarch ALTUM wprowadzono kolejny typ dokumentu – RZN, czyli Rozliczenie Zwrotów Nabywców. Pozwala on na wprowadzenie zwracanego towaru i automatyczne wygenerowanie korekt i zwrotów MM towaru na pierwotny magazyn dostawy.

Przypadki szczególne

W niektórych sytuacjach rozliczenie może być opatrzone szczególnymi warunkami i podlega mu konkretny numer dostawy oraz konkretny tytuł/tytuły niezależnie od pierwotnego terminu rozliczenia.

W platformie Comarch ALTUM zaimplementowano dodatkowo możliwość generowania dokumentów z poziomu widoku stanów magazynu. Stosując definiowalne filtry na liście stanów, można ograniczyć ilości według wartości cech, atrybutów, dokumentów zakupu itp.

W Comarch ALTUM możliwe jest filtrowanie zasobów pod względem dowolnie zdefiniowanych filtrów i wygenerowanie dla wszystkich lub wybranych towarów dokumentów FS, WZ, MM, KIPZ. W praktyce, filtrując zasoby po dacie zwrotu, operator otrzymuje listę towarów wymaganą do zwrotu do dostawcy (korekty ilościowe PZ KIPZ).

Obsługa procesów związanych ze sprzedażą konsygnacyjną sprawia, że platforma Comarch ALTUM jest rozwiązaniem doskonale sprawdzającym się w branżowej specyfice handlu książkami, a także w wielu innych typach działalności opartych na konsygnacji. Z lekkim przymrużeniem oka można powiedzieć, że rozwój funkcjonalności konsygnacji w Comarch ALTUM ma dla zarządzania księgarnią podobne znaczenie jak wynalezienie druku dla słowa pisanego.

Autor: Adam Kalnik, Business Devlopment Manager Sektor ERP w Comarch
Źródło: www.comarch.pl