Wykorzystując nowoczesne oprogramowanie biznesowe nawet postrzegane jako nudne i żmudne spisy z natury można przeprowadzić szybko, łatwo i przyjemnie. Zbliża się koniec roku kalendarzowego. Dla wielu firm oznacza to konieczność przeprowadzenia inwentaryzacji. Według definicji inwentaryzacja to czynności, których przeprowadzenie umożliwia ustalenie rzeczywistego stanu składników aktywów i pasywów firmy.

Wynik inwentaryzacji daje podstawę m.in. do rozliczenia osób, którym powierzono firmowe mienie, wykrycia nieprawidłowości w gospodarowaniu nim, a także porównania i uaktualnienia danych zawartych w księgach handlowych z faktycznym stanem magazynów. Najpopularniejszym sposobem inwentaryzacji jest spis z natury, który jest prowadzony z użyciem arkuszy spisowych przygotowanych wcześniej np. przez kierownika magazynu.

Wyznaczona osoba przygotowuje w systemie informatycznym arkusze spisowe, drukuje je i rozdaje pracownikom, którzy chodząc od półki do półki wpisują w tabelki ilość towaru. Po prostu odnotowują ilość sztuk. A tymczasem system informatyczny taki jak humansoft HermesSQL oferuje przydatną funkcję umożliwiając zliczanie produktów w rozbiciu na konkretne lokalizacje np. pojedyncze regały, a nawet dzieląc towary na grupy. To znacznie ułatwia i upraszcza inwentaryzację. Można podzielić spis na etapy, nie trzeba inwentaryzować całego magazynu w tym samym czasie – informuje Artur Jesionek, konsultant ds. sprzedaży i implementacji systemów informatycznych z firmy Humansoft.

Automatyczna pomoc

Kolejnym krokiem prac inwentaryzacyjnych jest przeniesienie danych z arkuszy do centralnej bazy systemu ERP np. Humansoft Hermes SQL. Ułatwieniem pracy jest wykorzystywanie kolektorów danych zczytujących kody kreskowe. Wtedy towary są zliczane automatycznie.

Jedną z zalet, najbardziej zaawansowanego oprogramowania humansoft HermesSQL, a także najnowszego systemu kierowanego do firm rodzinnych – MiniCorax, jest automatyzacja inwentaryzacji. A to oznacza wiele korzyści dla przedsiębiorców. Przede wszystkim system na bieżąco, na podstawie wystawianych dokumentów handlowych, aktualizuje stan magazynu. Ułatwia to spis, gdyż możemy porównywać podobne wartości, a nie pracować na danych sprzed kilku miesięcy. Jednak największą korzyścią z wsparcia inwentaryzacji oprogramowaniem jest możliwość płynnej pracy firmy.

Nasze systemy pozwalają na ciągłą pracę i jednoczesne przeprowadzanie inwentaryzacji. Nie trzeba zatrzymywać produkcji, sprzedaży, czy prowadzić spisu w niedzielę. Inwentaryzacja może być rozłożona w czasie. Arkusze można przygotować kilka dni wcześniej i ciągle normalnie pracować. System odświeży dane w zaplanowanym terminie. Nie trzeba robić przerw w pracy, inwentaryzację można rozłożyć nawet na kilka dni – informuje Artur Jesionek.

Przemyślane wsparcie

Nawet w najlepiej prowadzonych firmach mogą przydarzyć się nadwyżki lub braki magazynowe. Osobom zarządzającym suche liczby określające poziom zapełnienia półek mogą niezbyt wiele powiedzieć.

Dlatego wprowadziliśmy, bardzo popularny wśród użytkowników, widok finansowy. To nic innego jak ukazanie wartości nadwyżki lub braku księgowej lub właścicielowi. Na ekranie pojawia się konkretna kwota, nie trzeba przenosić zliczonych ilości do arkusza kalkulacyjnego. Menedżer dostaje wartość pieniężną np. braku, co znacznie ułatwia zarządzanie – przekonuje Artur Jesionek.

Kolejnym autorskim rozwiązaniem Humansoftu usprawniającym inwentaryzację jest połączenie spisów cząstkowych w jednym dokumencie. Dane ze wszystkich arkuszy są prezentowane w jednym dokumencie, co znacznie ułatwia zamknięcie inwentaryzacji i analizowanie wyników.

Oczywiście elastyczna obsługą inwentaryzacji to standard znajdujący się w pakiecie podstawowym systemów Humansoftu. Podsumowując dzięki naszym rozwiązaniom firma prowadząca inwentaryzację nie przerywa pracy, dzięki elastyczności aplikacji może korzystać z kolektorów danych, a zarząd dostaje czytelne informacje o wynikach spisu – przekonuje Artur Jesionek.

Źródło: www.humansoft.pl