Ostatnie miesiące to czas kryzysowych przejęć, fuzji i konsolidacji. Przy okazji łączenia przedsiębiorstw pojawia się problem integracji znacznie różniących się między sobą systemów informatycznych.

W przypadku fuzji dwóch firm wdrożenie spójnego systemu IT jest zadaniem podwójnie trudnym.

Ale też ambitnym, ze względu na sprowadzenie potrzeb różnych przedsiębiorstw do wspólnego poziomu, maksymalnie wykorzystując przy tym istniejącą już w nich infrastrukturę informatyczną - podkreśla Mariusz Wołodźko, dyrektor działu aplikacji biznesowych Microsoft Dynamics w polskim oddziale Microsoft.Ważne przy tym jest, by nie ograniczać potrzeb żadnego z podmiotów, aby we wspólnym systemie zapewnić obsługę wszystkich kluczowych procesów dla działów biznesowych.

Budowa systemu dla łączących się przedsiębiorstw jest więc bardziej skomplikowana niż wdrożenie systemu od zera.

Rzadko kiedy można przenieść istniejący w jednej firmie system bezpośrednio do drugiej - wyjaśnia Wołodźko. - Zazwyczaj potrzebne jest zupełnie nowe rozwiązanie, które wykorzystuje moduły z posiadanego już przez przedsiębiorstwa oprogramowania.

Zarówno w przypadku pierwotnego wdrożenia systemu, jak i konsolidacji już istniejących w łączących się firmach aplikacji, pierwszym krokiem w kierunku stworzenia wspólnego systemu jest ocena bieżącej sytuacji przedsiębiorstw, sformułowanie wspólnych wymagań oraz głównych celów wdrożenia. - Nie zawsze wymagania te są ze sobą spójne - podkreśla przedstawiciel Microsoft.

Gdy integrującym się firmom uda się ustalić szczegóły, faza kończy się opracowaniem kompleksowego dokumentu wymagań funkcjonalnych. Później następuje etap koncepcyjny, w którym określa się specyficzne, indywidualne potrzeby klienta i ustala wymagania techniczne konieczne do wdrożenia aplikacji.

Następnie, w etapie kreacji systemu, powstają główne elementy platformy i wdrożenia.

Na końcu następuje proces szkolenia użytkowników systemu z obsługi nowego narzędzia oraz obserwacja, czy należycie się ono sprawdza - opisuje Mariusz Wołodźko. - Jeśli pewne elementy nie działają optymalnie, wprowadza się konieczne poprawki.

Model z dominacją

Zdaniem naszego rozmówcy, największe ryzyko w procesie ujednolicania systemu IT w kilku firmach niesie ze sobą niedokładne określenie wymagań co do funkcji, jakie ma on pełnić.

Dzieje się tak, gdy firma przejmująca inną nie orientuje się dokładnie w specyfice jej działania i narzuca partnerowi rozwiązania, które są dla niego zbędne lub nieodpowiednie bądź na które pracownicy nie są jeszcze gotowi - mówi Mariusz Wołodźko. User Acceptance, czyli akceptacja użytkownika, jest czynnikiem nie do przecenienia, zwłaszcza w przypadku tak skomplikowanej sytuacji, jaką jest połączenie firm.

W takich okolicznościach pracownicy firmy są już zwykle wystarczająco zestresowani, a wprowadzenie nowych, skomplikowanych narzędzi może wywołać u nich niechęć i silny opór. Ogromną rolę odgrywają wtedy agenci zmiany i osoby prowadzące szkolenia z obsługi zaimplementowanej platformy.

Powinni oni pomóc pracownikom w oswojeniu się z nowymi narzędziami i zademonstrować im korzyści płynące z ich zastosowania - podsumowuje przedstawiciel Microsoftu.

Sławomir Kuźniak, dyrektor Centrum Kompetencyjnego Konsultingu i Promocji BPSC SA, zwraca natomiast uwagę na fakt, że łączenie przedsiębiorstw odbywa się najczęściej w sytuacji, kiedy podmioty są wcześniej niezależne.

Jeżeli wśród nich nie występuje podmiot dominujący, oznacza to, że każdy z nich w wymiarze biznesowym funkcjonuje osobno, tworząc niezależne sprawozdania konsolidowane na poziomie zarządu - wyjaśnia.

W takiej sytuacji nie ma on jednak dostępu do informacji operacyjnych, co powoduje, że taki sposób nie zawsze może się sprawdzać. Przeważnie więc stosuje się model, w którym występuje spółka dominująca.

Wtedy pierwszym etapem działań jest konsolidacja informacji zarządczych, księgowych czy sprzedażowych na poziomie poszczególnych spółek - mówi Sławomir Kuźniak. - Spółka dominująca narzuca swoje rozwiązania informatyczne na zasadzie tzw. roll-outu.

Przeważnie pion informatyczny podmiotu dominującego prowadzi wdrożenie w pozostałych przedsiębiorstwach. Jeśli jednak z jakichś powodów zapada decyzja o rezygnacji z połączenia na zasadzie roll-outu, powstaje platforma integracyjna konsolidująca informacje z poszczególnych spółek.

Do stworzenia takiej platformy można wykorzystać hurtownię danych w ramach oprogramowania Bussines Intelligence lub przeprowadzić integrację środowisk informatycznych - opisuje przedstawiciel BPSC. Według niego, drugie rozwiązanie wiąże się z pewnym ryzykiem, ponieważ niemożliwa jest pełna integracja różnych systemów IT.

Rzeczywistość pokazuje, że najskuteczniejsze jest narzucenie rozwiązań poprzez roll-out bądź wdrożenie nowego systemu informatycznego we wszystkich podmiotach, włącznie z dominującym - radzi Sławomir Kuźniak. W takiej sytuacji praktykuje się początkowo przeprowadzenie roll-outu, a dopiero później wybór systemu najlepiej odpowiadającego potrzebom skonsolidowanej organizacji.

Zdaniem naszego rozmówcy, najczęstszym problemem w trakcie realizacji działań integracyjnych jest dążenie do zintegrowania systemów na poziomie operacyjnym. To się może okazać błędną decyzją ze względu na wykorzystywanie różnych platform bazodanowych, systemowych czy zastosowanie odmiennych systemów, a co za tym idzie niejednorodnych struktur tabel w bazie danych.

Takie podejście do integracji może również łączyć się z wyższymi kosztami, ponieważ oprócz utrzymywania infrastruktury we wszystkich łączonych firmach, dodatkowo ponosimy koszty platformy integracyjnej oraz wszystkich związanych z tym operacji - mówi przedstawiciel BPSC. - Najkorzystniejszą sytuacją jest więc posiadanie przez spółkę dominującą dobrego systemu informatycznego klasy ERP i wdrożenie go na zasadzie roll-outu.

Po pierwsze - odpowiedzialność

Krzysztof Walasek, ekspert BPMS w grupie kompetencyjnej Enterprise Ar-chitecture Solutions w Infovide-Matrix, również wskazuje na wypracowanie modelu integracji systemów jako na podstawowy problem tego typu przedsięwzięć. Według niego, sposoby łączenia środowisk IT mogą polegać na pozostawieniu niemal całkowitej separacji środowisk IT i łączeniu tylko danych w hurtowniach analitycznych, aż po decyzję o wyborze zawsze tylko jednego systemu i migracji danych.

Często oczywiście wybierane są warianty pośrednie, z zastosowaniem architektury usługowej lub centralnych baz do ścisłej współpracy systemów - wyjaśnia Krzysztof Walasek.

Za częsty i najbardziej uciążliwy błąd popełniany przy procesie scalania środowisk IT łączących się firm nasz rozmówca uważa brak klarownej struktury odpowiedzialności.

Bierze się on z próby uniknięcia w pracownikach poczucia, że mają do czynienia nie z partnerskim połączeniem, lecz wrogim przejęciem - wyjaśnia ekspert Infovide-Matrix.

W takim wypadku dublowane są często struktury, ze sztucznym podziałem zakresu odpowiedzialności, np. dla wielu działów rozwoju czy infrastruktury. Tymczasem efektem są konflikty wewnętrzne i wzajemne blokowanie inicjatyw.

Do czasu ostatecznego połączenia takich działów podejmowane działania techniczne mogą być silnie nacechowane chęcią zdobycia silniejszej pozycji w konflikcie, podczas gdy argumenty merytoryczne schodzić będą na drugi plan - mówi Krzysztof Walasek.

Źródło: www.wnp.pl