Exact Software Poland wdrożył w Departamencie Sieci Własnej kieleckiej firmy platformę informatyczną Exact Synergy. Celem było stworzenie elektronicznego obiegu dokumentów, efektywne zarządzanie procesami i budowa zunifikowanej bazy danych.

Kolporter jest największym dystrybutorem prasy i jednym z największych dystrybutorów towarów FMCG w Polsce. Oferuje kompleksową obsługę punktów handlowych i sieci sprzedaży oraz świadczy usługi logistyczne i reklamowe. Spółka zbudowała największą w Polsce sieć wielofunkcyjnych terminali do obsługi płatności i usług elektronicznych. Kolporter jest właścicielem ponad 900 saloników prasowych, buduje sieć marketów spożywczych „Dobry Wybór”. W skład Kolportera wchodzą:

• Departament Dystrybucji Prasy
• Departament Dystrybucji FMCG
• Departament Usług Elektronicznych
• Departament Sieci Własnej

W celu usprawnienia korzystania z wewnętrznych danych, rozproszonych w lokalnych bazach danych, w Departamencie Sieci Własnej Kolportera zdecydowano się na utworzenie jednej spójnej bazy, do której na bieżąco spływałyby dane z różnych działów Departamentu. Przed systemem informatycznym postawiono dodatkowy wymóg: z jego pomocą przeszkoleni pracownicy mieli na bieżąco definiować nowe zadania i uwzględniać je w jednolitym firmowym przepływie dokumentów i informacji.

Te warunki spełniała platforma Exact Synergy, a dodatkowym atutem jego producenta była obszerna pomoc konsultantów i bardzo krótki czas wdrożenia. Sprawne dostosowanie rozwiązania Exact Synergy do wymogów tego Departamentu Kolportera wymagało od zespołu konsultantów przede wszystkim szczegółowego zaprojektowania procesów oraz poznania specyficznych wymagań firmy działającej w branży handlowej. Oprócz budowy spójnej bazy danych dla Departamentu Sieci Własnej Kolportera, istotne znaczenie miało zdefiniowanie w systemie wniosków, zamówień oraz ich potwierdzeń, a także dostęp do aktualnych informacji w czasie rzeczywistym.

Naszym zamiarem było zbudowanie jednolitej bazy danych i uzyskanie kontroli nad procesami zachodzącymi w naszym Departamencie. Z pomocą Exact Synergy udało się to uzyskać w czasie zaledwie pięciu miesięcy - mówi Grzegorz Głuch, Kierownik Sekcji Organizacji w Kolporter Sieci Handlowe.

Rozwiązanie Exact Synergy, z którego w Kolporterze Sieci Handlowe, korzysta obecnie ponad 100 osób znacząco usprawnił zarówno sposób gromadzenia i archiwizowania danych, jak też umożliwił dostęp do informacji w czasie rzeczywistym.

Do zadań konsultantów Exacta należało także przeprowadzenie szkoleń dla pracowników Kolportera. Znaczną część szkoleń poświęcono nauce modelowania systemu. Z tej wiedzy korzystają pracownicy Kolportera przy tworzeniu nowych zadań w Exact Synergy.

Jedną z zalet Exact Synergy, jest możliwość definiowania zadań przez pracowników – mówi Grzegorz Głuch. – Ta cecha systemu była jednym z powodów, decydujących o wyborze dostawcy oprogramowania.

Wśród rozwiązań, z których korzystają pracownicy kieleckiej firmy jest też Exact Event Manager. Ten moduł odpowiedzialny jest za monitorowanie zdarzeń i wysyłanie powiadomień zainteresowanym osobom o nadchodzących końcowych terminach.

Obecnie obieg dokumentów w Departamencie Sieci Własnej Kolportera odbywa się głównie za pośrednictwem Exact Synergy. Platforma jest też odpowiedzialna za prawie cały przepływ informacji w Departamencie. Prócz szybkiego dostępu do informacji gromadzonej w jednej bazie danych, firma może teraz zarządzać procesami, kontrolować stan wykonanych prac i uczestniczących w nich osób. Za pośrednictwem systemu odbywa się składanie wniosków i zamówień oraz ich akceptacja.

Wdrożenie Exact Synergy przełożyło się na efektywną kalkulację kosztów i kontrolę wydatków. Także dział jakości, przez który przechodzi dokumentacja firmy, znacznie usprawnił i przyspieszył tempo prowadzonych przez siebie prac. Wreszcie aktualne dane pobierane bezpośrednio z Exact Synergy trafiają do działu analiz sprzedażowych, który może skutecznie i na czas reagować na zmiany na rynku.

Źródło: www.exact.com