Zintegrowany system wspomagający zarządzanie, powszechnie nazywany systemem ERP (Enterprise Resource Planning) to trzon informacyjny obejmujący wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa oraz cały łańcuch wartości. Jego wymiana może przynieść nieograniczone możliwości biznesowe. Kluczowe znaczenie dla takiego przedsięwzięcia ma znalezienie właściwego partnera, zarówno gdy myślimy o produkcie jak i wdrożeniu. Podstawą do określenia kryteriów wyboru zamiennika obecnego systemu ERP jest długoterminowa strategia biznesowa przedsiębiorstwa. Jednym z elementów tej strategii musi być dostawca nowego systemu. Jest on zobowiązany służyć firmie pomocą w urzeczywistnianiu jej planów, dokładając wszelkich starań, aby była to już ostatnia wymiana systemu ERP . Niniejszy materiał zawiera przegląd kryteriów, które pozwolą odnaleźć i wybrać rozwiązanie spełniające oczekiwania przedsiębiorstwa.

Te kryteria to m.in.:

• perspektywiczność
• Specjalistyczna wiedza dotycząca wymiany systemu
• Wyeliminowanie wdrażania metodą prób i błędów
• Orientacja w branży
• Wykorzystanie rozwoju technologii dla dobra firmy
• Gwarancja skalowalności
• Wysoki poziom pomocy technicznej i obsługi
• Rzetelność i zaangażowanie
• Zapewnienie zwrotu z inwestycji

Wymiana systemu ERP firmy wymaga wprowadzenia szeregu innowacji. Nowatorskie metody cechują liderów rynku, a liderzy rynku jako pierwsi osiągają zwrot z dokonanych inwestycji – zazwyczaj znaczny. Należy szukać dostawcy, który z zaangażowaniem zachęca swoich klientów do wdrażania nowoczesnych rozwiązań oraz wie, jak zarządzać związanym z tym ryzykiem. Firma musi być przekonana, że wybrane rozwiązanie pomoże jej osiągnąć ważne cele biznesowe, usprawni jej działanie i zapewni przewagę nad konkurencją. Należy się upewnić, że dostawca nowego systemu może zagwarantować osiągnięcie zamierzonych wyników i, co ważniejsze, że ma za sobą udane wdrożenia.

Liczne grono lojalnych użytkowników to najlepszy dowód, że dostawca jest w stanie zaspokoić specyficzne potrzeby zróżnicowanej grupy klientów. Aby wdrożyć system szybko i skutecznie, trzeba dysponować odpowiednimi umiejętnościami i metodologią. Odpowiednie zasoby, dobra kondycja finansowa, zaawansowana infrastruktura techniczna, doświadczone i stabilne grono pracowników oraz aktywne kierownictwo gwarantują długoterminową zdolność do obsługi firmy klienta również w przyszłości.

Wymiana systemu ERP nie należy do łatwych zadań. Z definicji taki system to trzon informacyjny przedsiębiorstwa, który obejmuje wszystkie obszary jego działalności oraz cały łańcuch wartości. Wymiana systemu jest procesem trudnym i żmudnym, ale wykonana prawidłowo może otworzyć przed firmą nieograniczone możliwości biznesowe. Kluczowym elementem tego procesu jest znalezienie partnera, który może pokazać firmie, jak ułatwić trudną migrację, oraz zaufanego specjalisty, który będzie wspierał klienta do czasu osiągnięcia zamierzonych celów. Firmy decydują się na wymianę systemu ERP z różnych powodów. Na najbardziej podstawowym poziomie należy sobie zadać pytanie, czy obecny system wspiera czy też ogranicza zdolność przedsiębiorstwa do realizacji jego strategii biznesowych, które mają zapewnić sukces i zajęcie czołowej pozycji w branży.

Po podjęciu decyzji o wymianie systemu należy sobie wyobrazić:

• jak firma będzie wyglądać w przyszłości.
• jakie nowe osiągnięcia branżowe będą mieć wpływ na kształt firmy?
• w jaki sposób firma zamierza w nich współuczestniczyć lub jak chce na nie zareagować?
• co ważniejsze?
• w jaki sposób firma zamierza dotrzeć do założonego celu?
• jakie technologie wdroży i w jakim stopniu pomogą one w osiągnięciu sukcesu?

Taka wizja stworzy podstawy do określenia kryteriów wyboru zamiennika obecnego systemu ERP. Dostawca systemu ERP musi być częścią tej wizji. Powinna to być firma, która podczas swojej działalności wielokrotnie zetknęła się z podobnymi wyzwaniami i nauczyła się, jak pomagać przedsiębiorstwom z Państwa branży i jak wdrażać nowe technologie. Przyszłość przedsiębiorstwa zależy od tego, czy dostawca potrafi umiejętnie korzystać ze zmian technologicznych, wdrażać nowatorskie rozwiązania i udostępniać technologie, które pozwolą jego klientom stać na czele zachodzących zmian.

Na obecnym etapie rozwoju oprogramowania korporacyjnego dostawca ma obowiązek pomóc firmie klienta w urzeczywistnieniu jej wizji, dokładając wszelkich starań, aby wybrany przez nią system ERP był już docelowym rozwiązaniem. Poniżej wymieniono niektóre z kryteriów, które pozwolą zidentyfikować i wybrać rozwiązanie spełniające oczekiwania przedsiębiorstwa:

1. Perspektywiczność
2. Specjalistyczna wiedza dotycząca wymiany systemu
3. Wyeliminowanie wdrażania metodą prób i błędów
4. Orientacja w branży
5. Wykorzystanie rozwoju technologii dla dobra firmy
6. Gwarancja skalowalności
7. Partnerstwo: maksymalne wykorzystanie efektu „pierwszego wrażenia” w kontaktach z klientem
8. Rzetelność i zaangażowanie
9. Zapewnienie zwrotu z inwestycji

Które z tych kryteriów jest najważniejsze i najbardziej adekwatne z Państwa punktu widzenia? Najprawdopodobniej jest ich kilka. Firma musi odpowiedzieć sobie na te pytanie przed dokonaniem wyboru rozwiązania. W pozostałej część artykułu wyjaśniono bardziej szczegółowo kryteria, które należy zastosować przy wyborze najlepszego rozwiązania, a także opisano ich znaczenie przy podejmowaniu decyzji o wymianie systemu ERP.

KRYTERIUM 1: PERSPEKTYWICZNOŚĆ

Aby zrozumieć, co następne dziesięć lat może przynieść przedsiębiorstwu i jakie mogą być tego skutki, wystarczy spojrzeć na ostatnie dziesięć lat i spróbować podwoić liczbę zaistniałych w tym okresie zmian. Rozwiązania techniczne będą:

• dostarczać specjalistom informacje o każdej porze i na każde urządzenie. Informacje będą spersonalizowane i dostosowane do potrzeb i specyfiki działania poszczególnych stanowisk w firmie.
• koncentrować się na dostarczaniu danych ułatwiających podejmowanie decyzji w sytuacjach wyjątkowych i na automatyzowaniu rutynowych procesów.
• dostosowane do nowych strategii biznesowych i technologicznych, które trudno jest dziś dokładnie przewidzieć.

Ważna jest umiejętność udostępniania strategicznych, skalowalnych, obejmujących całą firmę aplikacji o znaczeniu krytycznym, które zapewnią obsługę modeli biznesowych przedsiębiorstwa dziś i w przyszłości, niezależnie od tego, do jakich rozmiarów urośnie firma. W tym celu należy szukać dostawcy znanego z elastycznego podejścia do nowych potrzeb na rynku. Historia jest najlepszym źródłem prognoz na przyszłość – najpewniejsi będą dostawcy, którzy dwadzieścia lat temu uczestniczyli w opracowywaniu „skomputeryzowanych” systemów dla przedsiębiorstw, opartych na rzetelnych zasadach biznesowych. Takie podejście musi być stosowane również dzisiaj, a jego wynikiem powinny być nowe rozwiązania do zarządzania procesami biznesowymi, elektroniczne przepływy pracy oraz portale korporacyjne, które upraszczają i automatyzują działania biznesowe.

Zdaniem dyrektorów przedsiębiorstw z branży system ERP musi się rozwijać wraz z firmą i jej planami biznesowymi. Jeden z najlepszych dowodów na potwierdzenie słuszności tego stwierdzenia pochodzi od klientów, których rozwój był efektem przejęcia innych firm. Nie da się przewidzieć wszystkich przejęć, których firma może dokonać w przyszłości. Jednak perspektywiczny system może rosnąć i pozwala objąć swoim działaniem wiele elementów infrastruktury oraz firmy o różnych procesach biznesowych.

Zdolność oprogramowania korporacyjnego do dostosowywania się do zmieniających się tendencji biznesowych i technologicznych nigdy nie jest wynikiem przypadku. Tego typu elastyczność należy nadać systemowi na samym początku jego rozwoju. Świadczy to o zdolności dostawcy do wspierania wizji działalności klienta zarówno dziś, jak i w przyszłości, niezależnie od zachodzących zmian.

Ciąg dalszy artykułu zostanie opublikowany 5 marca.

JEŻELI JESTEŚ ZAINTERESOWANY POBRANIEM PEŁNEJ TREŚCI MATERIAŁU, ZAPRASZAMY DO WYPEŁNIENIA FORMULARZA.