Według badania „Barometr HR” (Aon Hewitt) jednym z głównych priorytetów dla członków zarządów i dyrektorów personalnych jest wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie zasobami ludzkimi. Kadra zarządzająca widzi więc potrzebę zastosowania narzędzi IT, które wiążą się nie tylko z oczywistymi oszczędnościami finansowymi, ale wpływają także na poprawę skuteczności i efektywności funkcjonowania procesów HR w organizacji.

Zgodnie z wynikami badania, 44 proc. respondentów uważa, że do 2013 roku zajdą zmiany w obszarze podnoszenia skuteczności procesów HR. Ciężko jednak wyobrazić sobie sprawnie i skutecznie działające procesy kadrowe bez zastosowania odpowiednich narzędzi informatycznych. Informatyzacja procesów kadrowych, w tym obszarów tzw. „twardego HR”, wspiera złożone i czasochłonne procesy zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji nie tylko odciążając działy kadr, ale przede wszystkim umożliwiając sprawniejszą organizację zadań, podnosząc ich skuteczność i efektywność.

Jednym z kluczowych obszarów wpływających na poziom efektywności procesów kadrowych w organizacji jest zarządzanie czasem pracy, jego kontrola i rozliczanie. Zastosowanie systemu informatycznego do zarządzania czasem pracy pozwala menedżerom lepiej planować czas pracy zatrudnionych, zredukować koszty, poprawić kontrolę czasu pracy i sprawniej go rozliczać. Dedykowany system IT skraca także czas przygotowywania i przetwarzania danych po stronie osób zarządzających czasem pracy i służb kadrowych.

Czytniki kart elektronicznych rejestrują czas wejścia i wyjścia z pracy, a wszelkie informacje o urlopach, godzinach nadliczbowych, czy składnikach premiowych są weryfikowane na podstawie aktualnych przepisów prawa pracy, co pozwala z kolei wyeliminować błędy w procesie kadrowym i niweluje ryzyko otrzymania kary na przykład od Państwowej Inspekcji Pracy – mówi Teresa Olszewska, Prezes Zarządu GAVDI Polska S.A.

Rozwiązaniem, które zoptymalizuje procesy kadrowe i pomoże zwiększyć ich efektywność, jest także zastosowanie narzędzi informatycznych w zarządzaniu wynagrodzeniami pracowników. System HCM (Human Capital Management) umożliwi menedżerom analizę płac i stanu zatrudnienia, udostępniając w ten sposób informacje niezbędne do planowania kosztów osobowych w określonej perspektywie czasu. Dzięki narzędziom IT kadra zarządzająca zyska też możliwość określenia różnorodnych scenariuszy zakładających zarówno przyznanie podwyżki, jak i obniżenie płac. Informatyzacja tych procesów umożliwi menedżerom planowanie zmian stanu zatrudnienia, a informacje o rekrutacji i średnich płacach na danym stanowisku wygenerują dane o spodziewanym wzroście kosztów osobowych.

Obszarem kluczowym dla skuteczności i efektywności procesów kadrowych jest także wdrożenie narzędzi samoobsługi pracowniczej i menedżerskiej. Takie rozwiązanie umożliwi optymalizację nie tylko rutynowych procesów kadrowych, ale także ułatwi pracownikom codzienne funkcjonowanie w firmie.

Narzędzia samoobsługi pracowniczej pozwolą zatrudnionym na samodzielne wykonanie wielu działań związanych z procesami kadrowymi bez angażowania osób trzecich. Pracownik zyska między innymi możliwość złożenia wniosku urlopowego w sposób elektroniczny, zaktualizuje swoje dane osobowe, zmieni numer rachunku bankowego, na który przychodzi jego wynagrodzenie, a także rozliczy delegację i skontroluje godziny nadliczbowe – dodaje Teresa Olszewska.

System HCM będzie również cennym narzędziem w rękach menedżerów umożliwiając im efektywne zarządzanie zespołem i dając dostęp do niezbędnych raportów i zestawień. Dedykowane narzędzia IT pozwolą kadrze kierowniczej na wgląd w salda urlopowe pracowników i dadzą im wiedzę o aktualnie prowadzonych projektach, co pozwoli menedżerom lepiej korzystać z potencjału i kompetencji zespołu, a przez to podnieść skuteczność i efektywność procesów kadrowych zachodzących w organizacji.

Źródło: www.gavdi.pl