GAVDI Polska S.A. realizuje projekt rozszerzenia implementacji systemu kadrowo-płacowego SAP w Spółdzielni Mleczarskiej MLEKPOL, w celu objęcia obsługą informatyczną pracowników przyłączonych do niej spółdzielni Somlek i Rolmecz.

Spółdzielnia Mleczarska MLEKPOL to największa polska spółdzielnia mleczarska, producent tak znanych marek jak Łaciate oraz Milko, lider produkcji mleka UHT z udziałem w rynku około 35%. Dużą część produkcji przeznacza na eksport, wysyłając swoje wyroby do państw Unii Europejskiej, Afryki oraz Dalekiego Wschodu. W opublikowanym przez „Rzeczpospolitą” Rankingu Europa 500 największych firm regionu SM MLEKPOL uplasował się na 417 miejscu.

Ważnym wydarzeniem gospodarczym dla SM MLEKPOL było przyłączenie w 2008 r. spółdzielni Somlek w Sokółce oraz Rolmlecz w Radomiu. Przyłączone firmy funkcjonują w strukturach MLEKPOL-u, pojawiła się więc potrzeba objęcia obsługą informatyczną ich personelu, czyli włączenia ich do sytemu SAP HR, gdzie obsługiwani są wszyscy pracownicy MLEKPOL-u. Nowe spółki, działające do tej pory jako niezależne podmioty, korzystały z wewnętrznych rozwiązań własnych, w tym systemów kadrowo-płacowych.

W celu sprawniejszego naliczania płac, spójnego raportowania danych oraz ograniczenia kosztów związanych z utrzymaniem dodatkowych systemów informatycznych zapadła decyzja o włączeniu do obsługi kadrowo-płacowej grupy około 700 pracowników. Start produktywny, czyli pierwsze naliczenie listy płac w SAP HR, zaplanowano na początek stycznia 2009 r.

Prace rozpoczęły się pod koniec października. Została przyjęta koncepcja biznesowa, która opisuje, jak będzie wyglądał proces naliczania płac, jakie formaty danych będą w nim wykorzystywane. Największym przedsięwzięciem w realizowanym projekcie jest poprawna migracja danych kadrowo-płacowych pracowników obsługiwanych wcześniej pojedynczymi systemami.

Umowa między GAVDI Polska a SM MLEKPOL dotyczy włączenia do obsługi informatycznej pracowników z przejętych firm w zakresie struktury organizacyjnej, administracji kadr, zarządzania czasem pracy, naliczania listy płac, konfiguracji funkcji controlingowych w obszarze niezbędnych księgowań oraz usprawnienia raportowania do zewnętrznych instytucji, jak ZUS, Urząd Skarbowy czy GUS.

Dwa główne elementy projektu to dostosowanie konfiguracji systemu SAP, aby był gotowy do obsługi kadrowo-płacowej pracowników przyłączonych spółdzielni oraz przeniesienie danych z dotychczas użytkowanych systemów – wyjaśnia Ireneusz Hołowacz, dyrektor Centrum Wsparcia Aplikacji GAVDI Polska SA. - Za migrację danych odpowiedzialny jest MLEKPOL. On dostarczy pliki z danymi przygotowane w określonym przez nas formacie. My wesprzemy proces migracji oraz przeprowadzimy szkolenie dla kilku użytkowników końcowych z funkcjonowania systemu SAP HR.

Termin wdrożenia jest bardzo krótki. Z założenia realizacja projektu ma trwać niespełna trzy miesiące. Na styczeń zaplanowano okres wsparcia, wtedy konsultant z firmy GAVDI Polska będzie wspierał pracowników działu rachuby płac w Mlekpolu. W projekt zaangażowanych jest czterech konsultantów, dwóch bierze udział w procesie konfiguracji, a dwóch odpowiada za migrację i przeszkolenie użytkowników.

Jakie korzyści przyniesie realizacja projektu? Wszyscy pracownicy SM MLEKPOL będą obsługiwani w tym samym systemie. Zostanie ujednolicone raportowanie. Niebagatelna korzyścią będzie ograniczenie kosztów utrzymywania infrastruktury informatycznej. System pochodzi od jednego dostawcy, co gwarantuje usprawnienie wszystkich funkcji kadrowo-płacowych.

Wybraliśmy firmę GAVDI Polska, ponieważ dobrze wspominamy naszą wcześniejszą współpracę, która miała miejsce podczas wdrażania SAP HR – mówi Waldemar Szczepankiewicz, dyrektor ds. inwestycji MLEKPOL. – Doceniając m.in. konsultacje eksperckie w obszarze zarządzania czasem pracy, zapamiętaliśmy firmę jako cechująca się najwyższymi kompetencjami w tej dziedzinie, dlatego zaprosiliśmy ją do realizacji tego zadania.

Źródło: www.gavdi.pl