Rozliczenie tysięcy deklaracji podatkowych pracowników to wyzwanie, przed którym każdego roku stają działy HR firm posiadających duże zasoby kadrowe. Przygotowanie, wydruk, podpisanie i przesłanie dokumentu PIT do Urzędu Skarbowego to czynności, które przy masowych ilościach deklaracji do tej pory kosztowały firmy dużo czasu i pieniędzy. Dzięki produktowi GAVDI eDeklaracje coroczny proces rozliczania pracowników można przeprowadzić jednak sprawniej i taniej.

eDeklaracje to aplikacja stworzona w celu usprawnienia zwykle pracochłonnego procesu przygotowywania i masowej wysyłki dokumentów PIT-11, PIT-40, PIT-8C, a także PIT-4R oraz PIT-8AR. Pozwala ona wyeliminować użycie papierowych dokumentów, a całe rozliczenie przeprowadzić w sposób elektroniczny. Odciąża dzięki temu pracowników działów HR oszczędzając czas, który do tej pory poświęcali takim czynnościom jak: wydruk deklaracji, jej podpisanie, adresowanie kopert i tradycyjna wysyłka dokumentów PIT do Urzędu Skarbowego.

Manualne czynności związane z wydrukiem i wysyłką papierowych dokumentów w przypadku firm czy instytucji zatrudniających np. kilkadziesiąt tysięcy osób generują istotne koszty, których można uniknąć dzięki oprogramowaniu eDeklaracje. Przy jego pomocy PIT-y są automatycznie generowane w systemie SAP, a następnie opatrzone podpisem elektronicznym opartym o dostarczony certyfikat i wysyłane do Ministerstwa Finansów. Pozwala to sprawnie i w krótkim czasie generować masowe ilości dokumentów, co jest szczególnie ważne w przypadku dużych korporacji – mówi Teresa Olszewska, prezes zarządu firmy GAVDI dostarczającej to rozwiązanie.

Istotna jest również łatwość modyfikacji oprogramowania – łatwo można je rozbudowywać o opcje przygotowywania kolejnych deklaracji, jeśli zachodzi taka potrzeba. Istnieje możliwość obsługi praktycznie każdego rodzaju dokumentu, który może być wysłany elektronicznie do Ministerstwa Finansów. Jedynym wymaganiem, jakie musi spełnić firma korzystająca z eDeklaracji, jest dostarczenie do aplikacji plików w formacie wymaganym przez Ministerstwo Finansów.

Oprogramowanie umożliwia również kontrolę statusu przesłanych do Ministerstwa Finansów dokumentów. Prezentuje ich listę oraz szczegóły wysyłki.

Aktualny status każdego dokumentu można uzyskać po połączeniu z Internetem. Co ważne, nie wymaga to użycia podpisu cyfrowego. Po przyjęciu dokumentu Ministerstwo Finansów wystawia Urzędowe Potwierdzenie Odbioru, które jest jednoznaczne z przyjęciem go przez odpowiedni Urząd Skarbowy – przypomina Teresa Olszewska.

Narzędzie eDeklaracje daje także możliwość archiwizowania wygenerowanych PIT-ów, co eliminuje z kolei proces wydruku, podpisania i włożenia dokumentu do teczki osobowej pracownika. Dokumenty w postaci PDF są przechowywane w archiwum PIT w systemie SAP. Moduł archiwum pozwala na przeglądanie wszystkich wygenerowanych deklaracji podatkowych wraz z całą historią, wydrukowanie ich w dowolnym momencie oraz przechowanie wygenerowanego elektronicznie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru dokumentu.

Z oprogramowania eDeklaracje korzysta już w Polsce wiele firm. W zeszłym roku elektroniczne zeznania podatkowe złożyła m.in. firma Randstad:

Zainteresowaliśmy się modułem eDeklaracje ze względu na bardzo dużą liczbę deklaracji PIT-11, które musimy wystawiać. Implementacja tego rozwiązania pozwoliła nam istotnie zredukować pracochłonność tego procesu – nadal wprawdzie drukujemy deklaracje i rozsyłamy je pocztą naszym pracownikom, ale ich generowanie i wysyłka do Urzędów Skarbowych odbywa się automatycznie za pośrednictwem bramki internetowej Ministerstwa Finansów. Jesteśmy naprawdę zadowoleni – komentuje Paweł Borowy, dyrektor finansowy Randstad Sp. z o.o.

Źródło: www.gavdi.pl