„Czas to pieniądz” - mówi polskie przysłowie i trudno nie przyznać mu racji. Jak się jednak okazuje, w zdecydowanej większości przedsiębiorstw w Polsce funkcjonuje proces manualnego wypełniania kart ewidencji czasu pracy i na jej podstawie obliczania wynagrodzenia, co, niestety, wiąże się z błędami i niską efektywnością pracy, a w konsekwencji stratami finansowymi.

W dobie skomplikowanych przepisów prawa pracy coraz trudniejsze staje się obliczenie rzeczywistego czasu pracy pracowników, nadgodzin, pracy w w godzinach nocnych, w systemach wielozmianowych i związanego z tym wynagrodzenia – liczonego inaczej dla każdej z wymienionych pozycji. W większości polskich spółek do dziś stosuje się procedury odręcznego uzupełniania listy obecności oraz czasu wejścia/wyjścia z pracy, co może się wiązać z licznymi, nierzetelnymi wpisami. Również założenie czytników wejść i wyjść zwykle daje pracodawcy tylko wiedzę na temat czasu spędzonego przez osoby zatrudnione w miejscu pracy, bez możliwości określenia zdarzeń typu: wyjście na przerwę obiadową czy na spotkanie z klientem.

Według amerykańskich badań informatyzacja rejestracji czasu pracy powiązana z wyspecjalizowaną aplikacją płacowo-kadrową pozwala na zaoszczędzenie od 2% do 5% całkowitych kosztów poniesionych na kadry i płace. – mówi Piotr Macieja, dyrektor zarządzający spółki PayrollCenter. – Nietrudno obliczyć, że w skali dużego przedsiębiorstwa są to znaczne kwoty. Ważne jest również usprawnienie procesów obliczania czasu pracy, wyeliminowanie błędów wynikających z manualnego wprowadzania i obliczania danych, dokładna ewidencja czasu pracy – odzwierciedlenie stanu faktycznego liczby przepracowanych godzin, a przede wszystkim – pewność, że wszelkie wyliczenia są przeprowadzone zgodnie z aktualnymi wymogami prawa.

Analizy PayrollCenter dowodzą, że działy kadr aż do 25% swego czasu poświęcają na przetwarzanie danych związanych z czasem pracy i ich przygotowaniem do przeliczenia listy płac. Tymczasem ten czas można by spożytkować znacznie efektywniej.

Ponieważ tego typu systemy informatyczne są dostępne jako usługa (Software as a Service), warto przypomnieć, że klienci nie płacą za licencję i serwisowanie oprogramowania, a jedynie za samą usługę - dodaje Piotr Macieja z PayrollCenter. – Firmy mogą także zgłaszać własne propozycje dodatkowych funkcjonalności tak, by oprogramowanie najlepiej odpowiadało ich potrzebom. Doświadczenie amerykańskich firm pokazuje, że wydatki poniesione na tego rodzaju systemy są jednymi z najszybciej zwracających się przedsiębiorstwu inwestycji.

Aplikacja płacowo-kadrowa z modułem Time & Attendance jest szczególnie przydatna w przedsiębiorstwach, które rozliczają pracowników wg stawek godzinowych, zatrudniają pracowników tymczasowych bądź też w których regularnie występują nadgodziny. Moduł T&A będzie też przydatny w firmach zatrudniających pracowników biurowych, wynagradzanych wg stawki miesięcznej. Dla tych podmiotów duże znaczenie będą miały automatycznie generowane karty czasu pracy, rozliczanie nadgodzin czy pracy w weekendy, odbiór dni urlopowych za święta przypadające w tygodniu czy szybki wgląd w arkusz danego pracownika.

Co więcej, system pomaga również w ułożeniu harmonogramu czasu pracy – zgodnego z Kodeksem Pracy np. w przypadku pracy w godzinach nocnych – oraz wykonanie wielu innych zadań, w tym powielenie grafiku dla innych zespołów pracowniczych bez konieczności powtórnego wprowadzania danych. Kolejną korzyścią jest możliwość generowania dowolnych statystyk i analiz. Zdecydowana większość firm ma ograniczone możliwości czasowe na analizowanie i przetwarzanie danych z sytemu kadrowo-płacowego. Tymczasem dokładne, wygenerowane automatycznie raporty pozwalają na podjęcie trafnych decyzji odnośnie usprawnienia i podniesienia efektywności pracy osób zatrudnionych i ułatwiają zarządzanie przedsiębiorstwem.

Źródło: www.payrollcenter.pl