W urządzenia do rejestracji przebiegu rozpraw sądowych zostały wyposażone sale sądów okręgowych oraz apelacyjnych, w których toczą się postępowania cywilne. W chwili obecnej e-protokół nie jest wykorzystywany w sprawach karnych. Może w przyszłości to się zmieni. Podczas inauguracji protokołu elektronicznego Minister Kwiatkowski zapowiedział kolejne inwestycje na lata 2012-2013, których koszt oszacowano na blisko 150 mln zł.

Protokół elektroniczny to protokół sądowy zapisywany w wersji audiowizualnej. Będzie stanowić część akt. Na salach sądowych będzie zainstalowany cyfrowy rejestrator, na który będzie nagrywany przebieg całej rozprawy. Nie zabraknie również kamer. Jedna z nich będzie rejestrować zeznania świadka, druga ogólny widok sali rozpraw. Jeżeli sprawa nie będzie wymagać przeprowadzenia postępowania dowodowego, przewodniczący może zdecydować o przygotowaniu nagrania jedynie w systemie audio. Dodatkowo na salach rozpraw zastały rozmieszczone wielkoformatowe monitory, aby strony postępowania mogły obserwować przebieg rozprawy w czasie rzeczywistym.

Zaletą e-protokołu będzie również wyeliminowanie w nim jakichkolwiek błędów. Przebieg rozprawy będzie wiernie odtworzony. Strony postępowania będą miały dostęp do nagrań: w budynkach sądów do wersji audiowizualnej, poza nimi jedynie do wersji audio. Ma to związek z ochroną wizerunku osób biorących udział w postępowaniu. Dane będą przechowywane w dwóch miejscach: w macierzy centralnej oraz w cyfrowym rejestratorze.

Comarch w ramach systemu nagrywania rozpraw sądowych dokonał integracji z systemem służącym do transkrypcji. Jeżeli sędzia uzna, że transkrypcja jest niezbędna, zwróci się z odpowiednim wnioskiem do prezesa. Transkrypcja będzie stanowić załącznik do protokołu.

Zupełnie niepotrzebnie. Dzięki zastosowaniu multimedialnego protokołu elektronicznego możliwe będzie odpowiednie udokumentowanie akt sprawy zapewniających prawidłową ocenę przeprowadzonego postępowania. Cyfrowy zapis znacznie ułatwi pracę. Szacuje się, że wprowadzenie e-protokołu skróci czas rozprawy średnio o 1/3. Sędzia już nie będzie musiał dyktować protokolantowi zasłyszanych na sali wypowiedzi, jak było dotychczas.

Aby przełamać opór, Ministerstwo Sprawiedliwości uruchomiło cykl szkoleń merytorycznych dla sędziów i protokolantów z zakresu metodyki prowadzenia spraw sądowych. Jego celem jest zapoznanie uczestników z praktycznymi aspektami funkcjonowania e-protokołu. Podczas szkoleń wykorzystywane są zestawy mobilne służące do nagrań audio-wideo dostarczone przez Comarch. Zostały również przygotowane szkolenia dla personelu technicznego z zakresu instalacji, obsługi i konserwacji dostarczonego systemu. Poprowadzą je specjaliści Comarch.

Prowadzone są negocjacje w sprawie wdrożenia systemu w kolejnych 40 salach rozpraw. Dodatkowo Comarch wygrał przetarg zorganizowany przez Sąd Okręgowy w Gorzowie Wielkopolskim na dostawę sprzętu komputerowego i wideokonferencyjnego.