Dla większości firm zarządzanie dokumentacją samo w sobie nie stanowi celu. Jest ono raczej kluczowym elementem codziennych działań, dzięki któremu właściwe informacje są dostępne dla właściwych osób we właściwym czasie. Brak zarządzania przepływem informacji może powodować zamieszanie, niepotrzebne opóźnienia oraz błędy. Moduł IFS Zarządzanie Dokumentacją™ zapewnia pełną kontrolę nad dokumentacją firmy, pozwalając skoncentrować się na tym, co naprawdę się liczy: na sprzedawaniu produktów i usług, utrzymywaniu zakładu i sprzętu w doskonałej kondycji i, na koniec, na spełnianiu lub przekraczaniu wyznaczonych celów biznesowych.

Standardowe systemy zarządzania dokumentami są często projektowane jako niezależne oprogramowanie z własnym interfejsem, terminologią i procedurami. Nic więc dziwnego, że integracja takich rozwiązań z innymi systemami w obrębie firmy zajmuje mnóstwo czasu, a krzywa uczenia się jak korzystać z rozwiązania niepotrzebnie pnie się stromo w górę. Przez to w codziennej pracy konieczność wprowadzenia nawet najmniejszych zmian w dokumencie może dla wielu użytkowników urastać do postaci prawdziwych torów przeszkód.

A to oznacza zbędne wydatki — a nie większe oszczędności.

W rozwiązaniu IFS Zarządzanie Dokumentacją koncentrujemy się na tym, na czym powinniśmy: na użytkowniku i działalności firmy. W praktyce nasze rozwiązanie staje się naturalnym przedłużeniem oprogramowania dobrze znanego większości użytkownikom. Oznacza to szybki i płynny dostęp do właściwych dokumentów za pomocą preferowanego interfejsu: systemu Microsoft® Windows® lub przeglądarki internetowej. W rzeczywistości 90% użytkowników IFS Zarządzanie Dokumentacją potrzebuje najwyżej 10 minut szkolenia, aby rozpocząć pracę; jednocześnie specjaliści dostają narzędzie umożliwiające obsługę złożonych zadań.

IFS Zarządzanie Dokumentacją stanowi integralną część systemu IFS Applications, który składa się z komponentów działających niezależnie od siebie w otwartej i elastycznej architekturze. Dzięki temu poszczególne komponenty można szybko i łatwo łączyć, modyfikować i aktualizować w celu zaspokojenia potrzeb firmy pojawiających się w miarę jej rozwoju lub zmian zachodzących na rynku.

IFS Zarządzanie Dokumentacją może także działać jako samodzielna aplikacja, niezależnie od pozostałych modułów IFS Applications.

NARZĘDZIA ODPOWIEDNIE DO POTRZEB

Pracownicy mają różne obowiązki, obejmujące również zadania w zakresie zarządzania dokumentacją. IFS Zarządzanie Dokumentacją oferuje trzy różne interfejsy użytkownika pozwalające przyjąć zróżnicowane podejście do zarządzania dokumentami.

INTERFEJS OPARTY NA SYSTEMIE WINDOWS

Interfejs oparty na systemie operacyjnym Windows oferuje więcej funkcji i lepiej nadaje się dla zaawansowanych użytkowników. Pozwala wysyłać i przyjmować dokumenty do przeglądu lub zatwierdzania i tworzyć nowe archiwa. W ramach pakietu Microsoft Office jest też dostępny dodatkowy interfejs umożliwiający tworzenie dokumentów w IFS Zarządzanie Dokumentacją z poziomu aplikacji, w której dany dokument jest tworzony. To tylko kilka z wielu opcji zaprojektowanych w celu ułatwienia realizacji pełnego cyklu życia dokumentów w sposób bardziej wydajny i elastyczny.

INTERFEJS INTERNETOWY

Interfejs internetowy, IFS Zarządzanie Dokumentacją Web™, oferuje tę samą funkcjonalność co interfejs oparty na systemie Windows. Nie wymaga instalacji i pozwala oznaczyć zakładką pojedynczy dokument lub wszystkie dokumenty należące do danego projektu, a następnie dodać tę zakładkę do swojego folderu „ulubione” lub, w postaci łącza, do swojego portalu osobistego. Interfejs umożliwia również publikowanie swojej dokumentacji w firmowej sieci intranet.

IFS ENTERPRISE EXPLORER

IFS Enterprise Explorer jest łatwy w obsłudze i oferuje wszystkie funkcje potrzebne do wykonywania podstawowych działań, takich jak wyświetlanie i drukowanie dokumentów. Uwzględniając wszystkie funkcje znajdujące się w systemie Windows, IFS Enterprise Explorer umożliwia również szereg innowacyjnych sposobów pracy z dokumentami. Dokumenty można na przykład dołączać jako „załączniki” do obiektów biznesowych w sposób podobny do wysyłania wiadomości e-mail z załącznikiem.

WSPÓŁPRACA DLA WIĘKSZEJ EFEKTYWNOŚCI

IFS Zarządzanie Dokumentacją Web to element modułu IFS Portal Osobisty, który umożliwia udostępnianie i wspólne opracowywanie dokumentacji wraz z klientami, dostawcami i kontrahentami. Narzędzie to pozwala na wyświetlanie informacji przeznaczonych tylko dla określonego użytkownika, bez względu na to, czy użytkownik jest pracownikiem firmy czy nie. Poprzez IFS/Portal Osobisty można wyszukiwać i wyświetlać dokumenty, jak również uzyskiwać informacje o dokumentach wymagających zatwierdzenia lub niedawno opublikowanych.

ROZBUDOWANE I WYDAJNE ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ

Zarządzanie dokumentacją to ciągły proces. IFS Zarządzanie Dokumentacją zostało zaprojektowane po to, aby uprościć wszystkie etapy cyklu życia dokumentu. W tym celu dokumentom nadawany jest status oznaczający aktualny etap cyklu ich życia: wersja wstępna, zatwierdzony, wydany, zarchwizowany. co ważne, formalne i proceduralne wymagania w zakresie dokumentacji pozostają całkowicie pod kontrolą, a niektóre procedury są nawet przeprowadzane automatycznie przez system.

Duże znaczenie ma również to, że IFS Zarządzanie Dokumentacją obsługuje dokumenty w ich źródłowym formacie. W czasie tworzenia rysunków CAD, ofert, raportów miesięcznych, wykresów, opisów stanowisk lub schematów przepływu sięga się po tę aplikację, która najlepiej nadaje się do danego zadania. A kiedy którykolwiek z tych dokumentów trzeba w przyszłości zmodyfikować, wykorzystuje się program użyty do jego stworzenia, np. Microsoft Word®, Microsoft Excel® lub AutoCAD®.

IFS Zarządzanie Dokumentacją to właśnie umożliwia — i dodatkowo pozwala tworzyć i stosować standardowe szablony dla plików dowolnego typu, dzięki czemu wszystkie dokumenty w firmie mają standardowy format i wygląd, bez względu na miejsce ich utworzenia.

Kiedy dokument jest już gotowy do przeglądu i zatwierdzenia, można określić osobę, która będzie uprawniona do wyświetlenia, modyfikowania lub zatwierdzenia danego pliku. Każdy krok procesu zatwierdzania dokumentu wymaga elektronicznego podpisu umożliwiającego weryfikację użytkownika.

Podpis ten jest każdorazowo zapisywany w systemie, co pozwala na późniejszą identyfikację użytkownika. Osoba zatwierdzająca dokument może być powiadamiana pocztą elektroniczną lub za pośrednictwem portalu osobistego. Uwagi i poprawki do danego dokumentu są zapisywane wraz z dokumentem w ramach jednego pliku. Wszystko to składa się na wydajny proces zatwierdzania i wspiera współpracę między pracownikami i działami w firmie.

W zależności od stopnia szczegółowości początkowej klasyfikacji, można przeprowadzać szczegółowe lub ogólne wyszukiwanie dokumentów. Dokumenty można wyszukiwać według określonych kryteriów (takich jak nazwa projektu, nazwa klienta lub numer faktury) lub po prostu według treści dokumentu za pomocą wyszukiwania tekstowego. Najbardziej naturalnym sposobem organizacji dokumentów jest wiązanie ich z obiektami biznesowymi, których dotyczą. IFS Zarządzanie Dokumentacją to zintegrowany element kompleksowego rozwiązania biznesowego. Zapewnia to dostęp do dokumentów z każdej części systemu, na przykład przez nawigację w strukturze obiektów lub przez załączniki do zapytań ofertowych.

W większości biur niekończący się napływ informacji stał sie codziennością — a przy tym obciążeniem. Dlatego wszystkie dokumenty, nowe lub poddane kontroli, są dystrybuowane w sposób, który ma przyciągnąć uwagę odbiorcy. Każdego odbiorcę można powiadamiać na różne sposoby: wiadomością e-mail, wiadomością SMS lub za pośrednictwem portalu osobistego. Łatwo można zdefiniować sposób i czas rozsyłania dokumentów. Można również wysyłać dokumenty pojedynczo lub grupowo do jednej lub wielu osób.

Wbudowana funkcja identyfikacji zbiera informacje o tym, kto i kiedy otrzymał dany dokument. Zaawansowane zarządzanie dokumentami w postaci ich klasyfikowania, grupowania oraz zarządzania kontrolowaniem i zatwierdzaniem można przeprowadzać dla wszystkich typów dokumentów. Poprzez IFS Event Server™ najnowsze dokumenty są wysyłane bezpośrednio użytkownikom, którzy ich potrzebują — prosto do ich skrzy- nek e-mail. Naturalnie, wszystkie zdarzenia są zapisywane w celach identyfikacyjnych. Pakiety dokumentów mogą być łączone z elementami powiązanych projektów w celu przeprowadzenia działań uzupełniających. Narzędzie wspiera także masowe wprowadzanie szablonów i zarządzanie nimi.

Źródło: www.ifsworld.com