Total zajmuje się dystrybucją alkoholi i napojów w woj. pomorskim i kujawsko-pomorskim. Wszystkie kluczowe procesy w firmie w obszarze księgowości, finansów, środków trwałych, zamówień, magazynowania, a także obsługi akwizycji, systemu lojalnościowego i opakowań zwrotnych są wspomagane przez zintegrowany system ERP humansoft HermesSQL.

Dodatkowe wsparcie menedżerowie firmy uzyskali przy raportowaniu i wielowymiarowym analizowaniu procesów sprzedaży oraz realizowaniu zamówień za pomocą mobilnej technologii CoraxMobile.

Wcześniej przedstawiciele handlowi zbierali zamówienia od klientów na kartkach. Po południu, po ich powrocie z terenu do firmy, wystawiane były zamówienia do magazynu i faktury. Jednak często zdarzało się tak, że wszyscy handlowcy wracali w tym samym czasie. Zaczynało się robić nerwowo. Magazynierzy nie nadążali z równoczesną obsługą wielu zamówień. Teraz takie zatory nie mają już miejsca – mówi Stanisław Michna, członek zarządu firmy Total.

Aplikacja CoraxMobile umożliwia przedstawicielom handlowym m.in. zdalne zbieranie zamówień u klientów, wystawianie dokumentów KP, przeglądanie aktualnych stanów magazynowych oraz cen towarów, dostęp do pełnej informacji o warunkach współpracy, a także rejestrację kart wizyt.

Pracownicy magazynu po otrzymaniu zamówienia on-line mogą przystąpić do realizacji zamówienia szybciej niż w poprzednim systemie pracy. Nie ma spiętrzeń, towar może być gotowy do wysłania tego samego dnia – dodaje Stanisław Michna.

Korzyści z pracy w rozwiązaniach Humansoft pojawiły się jednak także w innych obszarach firmy. Każda informacja wprowadzona do aplikacji wspomagającej zarządzanie np. logistyką czy zamówieniami jest skorelowana z danymi finansowymi i księgowymi. Menedżerowie nie tracą więc czasu na samodzielne obliczenia obarczone ryzykiem popełnienie pomyłki, lecz koncentrują się na spożytkowaniu uzyskanej wiedzy i kontrolowaniu operacyjnych działań.

Równie efektywnie humansoft HermesSQL wspomaga zarządzanie innymi procesami. Generowanie i weryfikacja rozrachunków, not odsetkowych, (dowolnych) raportów czy zarządzanie rozliczeniami z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Urzędem Skarbowym i Głównym Urzędem Statystycznym są całkowicie zautomatyzowane, a dane - na bieżąco aktualizowane - odzwierciedlają rzeczywistą sytuację w firmie, dzięki czemu menedżerowie mogą precyzyjnie planować i śledzić obrót towarami z perspektywy nie tylko centrali, ale też pojedynczego przedstawiciela handlowego czy sklepu.

Humansoft HermesSQL wspomaga także rozwijanie programów lojalnościowych oraz zarządzanie magazynem, wskazując pracownikom miejsca składowania konkretnych materiałów czy produktów. Ryzyko popełnienia pomyłki jest zredukowane do minimum. Każda pomyłka jest przez humansoft HermesSQL natychmiast wychwytywana i sygnalizowana menedżerowi. Innym skrupulatnie kontrolowanym procesem jest zarządzanie opakowaniami zwrotnymi. Humansoft HermesSQL nie tylko informuje użytkowników, jaką ilość zużytych opakowań należy zwrócić dostawcom, ale też wspomaga procesy refakturowania odbiorców, którzy nie zastosowali się do przepisów dotyczących obrotu opakowaniami zwrotnymi i bezzwrotnymi, a w razie zaniechania nawet najprostszej czynności rozwiązanie Humanosft może natychmiast wygenerować na komputerze pracownika przypomnienie.

Źródło: Humansoft