MPK w Legnicy przeprowadziło proces reorganizacji i usprawnienia usług transportowych świadczonych na terenie miasta Legnica i kilku sąsiednich gmin. W celu poprawy efektywności zarządzania nowoczesnym taborem w 2012 roku wdrożono zintegrowany system klasy ERP - IFS Applications™.

 

Przed wdrożeniem systemu IFS Applications™ w Miejskim Przedsiębiorstwie Komunikacyjnym (MPK) w Legnicy korzystano z kilku prostych, niezintegrowanych narzędzi informatycznych wspomagających zarządzanie w niektórych obszarach działalności.

Dostrzegając potrzebę usprawnienia zarządzania, w szczególności w zakresie obsługi technicznej taboru, w 2010 roku Zarząd Spółki podjął decyzję o potrzebie wdrożenia zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie klasy ERP. Rozpoczęto poszukiwania na rynku odpowiedniego rozwiązania, spełniającego specyficzne wymagania branży komunikacji miejskiej.

Poszukiwaliśmy rozwiązania, które wspomogłoby nasze działania przede wszystkim przy planowaniu prac remontowych i prowadzeniu gospodarki materiałowej. Przy takiej liczbie pojazdów, jakimi dysponujemy, i ogromnej ilości części zamiennych, nie sposób było nad tym zapanować bez odpowiednich narzędzi IT − wyjaśnia Janusz Dulik, dyrektor ds. techniczno-eksploatacyjnych i prokurent w MPK sp. z o. o. w Legnicy.

WYBÓR IFS APPLICATIONS™

W wyniku przetargu, w którym wzięło udział kilku dostawców systemów ERP, wybrano ofertę na wdrożenie systemu IFS Applications™ złożoną przez firmę Advanced Business Solutions Sp. z o.o. (ABS), partnera biznesowego IFS Poland.

Do obsługi warsztatowo-remontowej potrzebowaliśmy gotowego rozwiązania, dostosowanego do naszych potrzeb i sprawdzonego w działaniu. Nie chcieliśmy tracić czasu w oczekiwaniu na oprogramowanie tworzone na nasze zamówienie. Co ważne, podczas wizyty referencyjnej w jednym z przedsiębiorstw MPK mogliśmy przekonać się, że system wspomagający obsługę techniczną z powodzeniem funkcjonuje w praktyce − mówi Janusz Dulik. PRZEBIEG WDROŻENIA

Umowę na wdrożenie IFS Applications™ podpisano w maju 2011 roku. Po przygotowaniu i weryfikacji zaprojektowanego rozwiązania rozpoczęły się przygotowania do uruchomienia systemu.

Mieliśmy trzy miesiące na zapoznanie się z systemem i szkolenie pracowników. Jeśli chodzi o pion techniczny, który nadzoruję, w szkoleniach brali udział wszyscy pracownicy zajmujący się nadzorem. Osoby te przeszkoliły potem pozostałych pracowników, w tym brygadzistów, w zakresie, jaki był niezbędny do wykonywania zadań na danym odcinku − wyjaśnia Janusz Dulik. W naszym pionie praktycznie na miesiąc przed planowanym terminem zakończyliśmy przygotowania i mogliśmy zacząć działać w nowym systemie.

Start produkcyjny systemu IFS Applications™ nastąpił 1 stycznia 2012 roku. System obejmuje kluczowe obszary funkcjonowania firmy: finanse i księgowość, kadry i płace, gospodarkę materiałową, zaopatrzenie i sprzedaż oraz remonty i naprawy. Z systemu IFS Applications™ korzysta obecnie 50 użytkowników.

Współpraca z konsultantami ABS układała nam się bardzo dobrze. System działa stabilnie i bez problemów, czego dowodem może być fakt, że do tej pory w obszarze dotyczącym obsługi remontów i napraw nie zgłosiliśmy do serwisu ani jednego zapytania − podkreśla Janusz Dulik. Dzięki dopasowaniu rozwiązania do potrzeb naszej firmy i dzięki dobrej organizacji projektu, wdrożenie przeprowadzone przez ABS przynosi nam wymierne korzyści.

UZYSKANE KORZYŚCI

Wdrożenie systemu IFS Applications™ usprawniło zarządzanie przedsiębiorstwem we wszystkich obszarach działalności. Główne korzyści z wdrożenia to dostęp do informacji zarządczej na bieżąco, wsparcie w obszarze finansów i księgowości, poprawa efektywności w zakresie gospodarki materiałowej oraz usprawnienie planowania remontów. Ponadto system sprawdził się w zakresie wsparcia obsługi sprzedaży biletów komunikacyjnych i innych usług. Dzięki wdrożeniu IFS Applications™ powstała możliwość oszacowania kosztów funkcjonowania poszczególnych linii komunikacyjnych.

Na wdrożeniu bardzo zyskał pion techniczny. Znacząco poprawiła się kontrola w zakresie remontów i gospodarki częściami zamiennymi. Obecnie dysponujemy na bieżąco informacją nt. stanu wykorzystania części zamiennych. Wiemy, jakich elementów zużywamy najwięcej i możemy z dużo większą dokładnością planować zapotrzebowanie na części zamienne w skali całego roku. A to się przekłada na konkretne oszczędności - podsumowuje Janusz Dulik.

KORZYŚCI Z WDROŻENIA IFS APPLICATIONS™:

• Dostęp do informacji zarządczej na bieżąco
• Automatyzacja procesów w obszarze finansów i księgowości
• Lepsza kontrola kosztów
• Poprawa efektywności w zakresie gospodarki materiałowej
• Usprawnienie planowania remontów
• Lepsza współpraca z klientami
• Usprawnienie obiegu dokumentów

MODUŁY IFS APPLICATIONS™

• IFS Finanse™
• IFS Dystrybucja™
• IFS Remonty™
• IFS Zasoby Ludzkie™
• IFS Płace™

Liczba użytkowników: 50

O FIRMIE MPK SP. Z O.O. W LEGNICY

MPK w Legnicy jako spółka prowadzi działalność od 1996 roku. Firma świadczy usługi transportowe w zakresie regularnej komunikacji zbiorowej, przewozów okazjonalnych, przewozów osób niepełnosprawnych, badań technicznych pojazdów wszystkich typów, usług parkingowych, obsługi i naprawy pojazdów mechanicznych, wymiany i naprawy ogumienia i ekspozycji reklam. MPK obsługuje 14 linii miejskich dziennych, 2 podmiejskie i 2 linie nocne. Z usług transportowych MPK w Legnicy korzysta rocznie ponad 14 mln pasażerów. Spółka posiada aktualnie 67 pojazdów, z których wszystkie spełniają normy spalin Euro. MPK w Legnicy zatrudnia 230 pracowników, w tym 130 kierowców.