Dynamiczny rozwój Sferis przyczynił się do konieczności zmodernizowania dotychczasowej infrastruktury informatycznej w firmie. Przedsiębiorstwo potrzebowało systemu, który usprawniłby m.in. komunikację z klientami oraz obszar księgowości, logistyki i sprzedaży. Ponadto Action S.A., firma będąca właścicielem Sferis, korzystała już z aplikacji biznesowej firmy Microsoft.

 

W rezultacie podjęto decyzję o wdrożeniu systemu klasy ERP – Microsoft Dynamics AX z modułem Microsoft Dynamics AX for Retail oraz innymi komponentami, które miały w sposób kompleksowy usprawnić działanie firmy.

Posiadamy ponad 170 punktów handlowych, z czego 60 w bezpośrednim zarządzaniu tj. salonów i wysp w różnych centrach handlowych (pozostałe punkty działają w oparciu o model franczyzowy), w których prowadzimy sprzedaż detaliczną. Dysponujemy również sklepami internetowymi oraz platformą B2B do obsługi sieci partnerskiej. Miesięcznie realizujemy ponad 27 tysięcy zleceń. Nasza infrastruktura informatyczna musiała zostać zmodyfikowana, aby umożliwić nam dalsze efektywne prowadzenie tak rozbudowanej działalności – komentuje Robert Krawczyk, główny specjalista ds. wdrożenia systemu ERP, Sferis.

Partnerem wdrożeniowym została firma I&B Consulting, specjalizująca się w projektowaniu, wdrażaniu i wspieraniu systemów informatycznych usprawniających procesy zarządzania przedsiębiorstwami. Projekt wdrożenia systemu w większości zrealizował 12-osobowy zespół specjalistów I&B Consulting. W fazie integracji interfejsów automatycznych brali udział pracownicy działu IT Action S.A.

Zrealizowaliśmy szereg projektów wdrożeniowych w przedsiębiorstwach branży retail, stąd znamy specyficzne wymagania sieci handlu detalicznego i na tej podstawie wiemy, jakich funkcjonalności potrzebują firmy z tego sektora – mówi Michał Sopiński, prezes zarządu I&B Consulting.

Proces wdrożenia został podzielony na 3 etapy: analizę, wdrożenie systemu przejściowego i wdrożenie rozwiązania docelowego. Na etapie analizy uzgodniono koncepcję biznesową obejmującą wszystkie procesy i wymagania klienta, które powinien spełnić wdrażany system. Etap ten trwał 5 miesięcy. Następnie w fazie przejściowej, która również trwała 5 miesięcy, zaimplementowano komponenty Retail i POS, wstępnie dla 3 sklepów. Następnie w ciągu czterech tygodni zespół IT firmy Sferis podłączył we własnym zakresie pozostałe punkty sprzedaży. Dzięki temu częściowo zminimalizowano ryzyko awarii sieci handlowej. W ramach projektu przeprowadzono szkolenia dla użytkowników kluczowych oraz warsztaty szkoleniowe.

Wdrożone komponenty systemu Microsoft Dynamics AX, takie jak Microsoft Dynamics AX for Retail, Enterprise Portal, Reporting Services, oraz 4 moduły: finansowy, sprzedaży, zakupów i zapasy, umożliwiają firmie efektywne działanie na rynku, wspierając obszar planowania, logistyki, księgowości i sprzedaży.

Klient miał bardzo szczegółowe wymagania dotyczące funkcjonalności systemu, które zostały ujęte w koncepcji biznesowej. Część z nich znajdowała się w standardzie systemu, część sparametryzowano, a pozostałe zostały oprogramowane we współpracy z zespołem IT Grupy Action i dostarczone jako rozszerzenia funkcjonalne systemu – komentuje Andrzej Konopka, kierownik projektu, I&B Consulting.

W podstawowym stopniu została uruchomiona wymiana danych pomiędzy systemem Microsoft Dynamics AX for Retail, a systemem magazynu wysokiego składowania Grupy Finansowej Action.

Wskaźnik dopasowania systemu do potrzeb Sferis był dość niski – około 60 procent. Pozostałe funkcjonalności rozwiązania zostały wykonane przez firmę I&B oraz programistów IT Grupy Action. Modyfikacje wprowadzono w module Retail, Sprzedaży, Logistyki oraz funkcji Finansowych i Rachunkowych” – dodaje Andrzej Konopka, kierownik projektu, I&B Consulting.

W trakcie procesu wdrożenia wprowadzono także czytniki kodów kreskowych w salonach sprzedaży. Ponadto przy wsparciu programistów Action S.A. zintegrowano platformę internetową, obsługującą portale internetowe B2B oraz B2C z Microsoft Dynamics AX for Retail oraz system AX z systemem I-Service (platforma handlowa Action). Do integracji wykorzystano zintegrowaną szynę aplikacyjną Enterprise Service Bus stworzoną w oparciu o komponent AIF Dynamics AX. Integracja pozwala na przekazywanie zamówień sprzedaży z systemów internetowych bezpośrednio do Microsoft Dynamics AX for Retail, wykonywanie automatycznej rezerwacji towaru w zasobach własnych lub automatyczne tworzenie zamówienia zakupu z sytemu dostawcy Action S.A., z jednoczesnym zleceniem dystrybutorowi wysyłki towaru bezpośrednio do klienta Sferis. Także proces fakturowania oraz rozliczania płatności B2C w oparciu o wirtualne numery rachunków odbywa się automatycznie.

Integracja rozwiązania z systemem dostawcy Action S.A. pozwoliła na automatyzację procesów rezerwacji i wsparcie realizacji zamówień.

Nowy system automatyzuje procesy komunikacyjne i księgowe oraz procesy dostaw bezpośrednich od Action S.A. Rozwiązanie wspiera rozliczenia transakcji klientów internetowych za pomocą rachunków wirtualnych – mówi Arkadiusz Hanszke, CIO Grupy Action S.A. i kierownik projektu.

Microsoft Dynamics AX for Retail umożliwił nam integrację punktów sprzedaży, sklepów oraz finansów, pozwalając tym samym na wzrost produktywności poprzez podniesienie jakości obsługi klienta. W przyszłości planujemy rozbudowę rozwiązania o moduł Środki Trwałe – podsumowuje Michał Iwanciw, prezes zarządu Sferis.

Źródło: MICROSOFT