Logistyka produkcji zleceniowej
Jak skutecznie zarządzać logistyką produkcji poprzez zlecenia
Rodzaje zleceń
Pojęcie zlecenia (ang. order) jest bardzo szerokie; rozumie się pod nim zarówno zamówienia od klientów (tzw. zamówienia sprzedaży), zlecenia wytworzenia wyrobów gotowych, polecenia dla stanowisk pracy w zakresie wykonania operacji na wyrobach lub półproduktach, zamówienia zaopatrzeniowe dot. zakupu surowców i materiałów, a czasem także zatwierdzony harmonogram główny produkcji. Dlatego aby wieloznaczność pojęcia „zlecenie” nie stwarzała problemów przyszłym użytkownikom systemów informatycznych wprowadza się całe spektrum rodzimych dobrze znanych polskim przedsiębiorcom pojęć takich jak: zamówienie sprzedaży, zamówienie zakupu, zlecenie produkcyjne, przewodnik.
Ewidencja zleceń produkcyjnych
Każdy dobry system ERP umożliwia ewidencję zleceń produkcyjnych. Obejmuje ona podstawowe informacje, takie jak m.in: symbol, nazwa, data otwarcia, termin realizacji, opis, określenie grupy zleceń oraz jednostki organizacyjnej (oddziału, zakładu) odpowiedzialnej za realizację. Najbardziej istotnym elementem każdego zlecenia produkcyjnego jest lista produktów do wytworzenia. Dla każdej pozycji produktu powinna być możliwość podania co najmniej: indeksu pozycji kartotekowej, wymaganej ilości, jednostki miary (w jakiej wyrażona jest ilość) i indywidualnego terminu realizacji.
Edycja pozycji produktów zleceń w pakiecie TETA 2000
Ograniczenia niektórych systemów narzucających zlecenia jednopozycyjne mogą być barierą trudną do pokonania przy wdrożeniu. Odpowiedni program umożliwia wprowadzenie wielu pozycji do jednego zlecenia. Poszczególne pozycje mogą być nie tylko na różne indeksy, lecz także na ten sam indeks wytwarzany z różnymi terminami realizacji.
Wielość jednostek miar
Ważnym elementem jest możliwość wykorzystania wielu jednostek miar do każdego indeksu. Zdarzają się sytuacje, że np. odbiorca zamawia towar w tonach, składowanie na magazynie wyrobów gotowych i wydawanie odbywa się w paletach, zaś rejestracja produkcji odbywa się w opakowaniach. Na zleceniu produkcyjnym należy wybrać najbardziej odpowiednią jednostkę. Jednoczesne funkcjonowanie dowolnej ilości jednostek jest możliwe jedynie pod warunkiem zastosowania listy przeliczników jednostek indywidualnie definiowanych dla poszczególnych indeksów.
Terminy realizacji
W zależności od specyfiki poszczególnych przedsiębiorstw różne może być także podejście do poziomu, na którym określa się końcowy termin realizacji. Przy masowej obsłudze wielu zleceń, dla których formułuje się zbiorcze wysyłki do klienta stosuje się na ogół termin realizacji dla całych zleceń (określany w ramach danych podstawowych zlecenia) lub wspólny termin dla grupy zleceń. Jednak przy produkcji ukierunkowanej indywidualnie na zróżnicowane oczekiwania odbiorców może zaistnieć potrzeba podania odrębnych terminów realizacji dla poszczególnych pozycji.
Produkcja wielowariantowa
W procesach produkcji wielowariantowej konfigurowanej indywidualnie pod potrzeby poszczególnych klientów bardzo ważne jest, aby przy pozycjach zleceń była możliwość określenia dodatkowych informacji o ich szczegółowych cechach. Z sytuacją taką mamy do czynienia m. in. w branży mebli tapicerowanych, gdzie klient często ma możliwość indywidualnego określenia wyglądu żądanego mebla, np. sofy: wg rodzaju tkaniny na obicie oparcia, na siedzisko, na wysuwany materac oraz na tył, jak również własnego wyboru rodzaju i kształtu nóżek oraz dodatkowych ozdób drewnianych. Już przy trzydziestu rodzajach tkanin, pięciu rodzajach nóżek i pięciu rodzajach ozdób drewnianych otrzymujemy ponad dwadzieścia milionów możliwych kombinacji. Nie sposób w ramach technologicznego przygotowania produkcji wprowadzić każdej kombinacji jako osobnej pozycji kartotekowej jednocześnie definiując dla niej odrębne składniki, nawet jeśli system wyposażony jest w specjalne mechanizmy umożliwiające kopiowanie wybranych fragmentów danych celem łatwiejszego wprowadzania konstrukcji i technologii. W takich przypadkach stosuje się jedynie szablonową strukturę technologiczną, w której występują wzorce poszczególnych rodzajów tkanin, nóżek i obić, zaś konkretne indeksy podstawiane w ramach danego zlecenia w miejsce wzorców podaje się przy poszczególnych pozycjach zleceń jako cechy konfiguracyjne pozycji.
Generowanie zleceń produkcyjnych
System ERP musi umożliwiać zarówno ręczne wprowadzanie zleceń produkcyjnych, jak również ich automatyczne generowanie w oparciu o przyjęte zamówienia sprzedaży. Możliwość ręcznego wprowadzania i edycji zleceń jest oczywista, jednak sposobów generowania zleceń z zamówień może być wiele. Zachodzi tutaj czasami konieczność zarówno łączenia zamówień (np. na te same indeksy) w jedno zlecenie, a także przeprowadzania podziału zamówienia – zwłaszcza w przypadku zamówień na duże ilości.
Generowanie zleceń z pozycji zamówień w pakiecie TETA 2000
Mechanizmy stosowane przy automatycznym tworzeniu zleceń powinny umożliwiać jednoczesne generowanie wielu zleceń z poszczególnych zamówień. Jest to szczególnie istotne w przedsiębiorstwach, gdzie ilość zamówień jest duża (nawet kilkaset tygodniowo) i powtarzanie przez planistę tej samej funkcji programu wielokrotnie w ciągu dnia byłoby zbyt uciążliwe.
Bez względu na sposób generowania program powinien pamiętać powiązania między zamówieniami sprzedaży a zleceniami do celów kontrolnych, a zwłaszcza do bieżącego monitorowania stanu realizacji zamówień oraz do przeprowadzenia odpowiednich funkcji związanych z wysyłką w momencie zakończenia zlecenia.
W przedsiębiorstwach, w których realizacja zleceń jest przynajmniej częściowo niezależna od bezpośrednich zamówień sprzedaży (od klientów) może zaistnieć potrzeba rezerwacji pod przyjmowane zamówienia nie tylko stanów na magazynie wyrobów gotowych, lecz również wyrobów znajdujących się w ramach otwartych i realizowanych zleceń. System także powinien to umożliwiać.
Bez względu na sposób generowania program powinien pamiętać powiązania między zamówieniami sprzedaży a zleceniami do celów kontrolnych, a zwłaszcza do bieżącego monitorowania stanu realizacji zamówień oraz do przeprowadzenia odpowiednich funkcji związanych z wysyłką w momencie zakończenia zlecenia.
W przedsiębiorstwach, w których realizacja zleceń jest przynajmniej częściowo niezależna od bezpośrednich zamówień sprzedaży (od klientów) może zaistnieć potrzeba rezerwacji pod przyjmowane zamówienia nie tylko stanów na magazynie wyrobów gotowych, lecz również wyrobów znajdujących się w ramach otwartych i realizowanych zleceń. System także powinien to umożliwiać.
Niektóre firmy pozbawione własnych kanałów dystrybucji nie stosują oprogramowania wspomagającego obsługę sprzedaży obejmującego ewidencję zamówień od klientów. Nie oznacza to, że ich nie ma, lecz że nie jest potrzebna dodatkowa obsługa z nimi związana. W takich przypadkach zamówienia od klientów w postaci elektronicznej można automatycznie importować do modułu produkcyjnego jako zlecenia.
Zapotrzebowanie materiałowe
Jedną z najważniejszych funkcji realizowanych w ramach zarządzania zleceniami produkcyjnymi jest planowanie potrzeb materiałowych. System powinien przede wszystkim posiadać możliwość wyliczenia zapotrzebowania materiałowego w oparciu o dane konstrukcyjno – technologiczne. Sposób ewidencji i funkcjonowania technologicznego przygotowania produkcji jest odrębnym obszernym tematem, dlatego poniżej przedstawiono jedynie przykładowy sposób reprezentacji danych technologicznych.
Drzewo konstrukcyjno – technologiczne w pakiecie TETA 2000
Obliczenia zbiorcze
Podobnie jak przy generowaniu zleceń z zamówień, tak i tutaj funkcja wyliczająca zapotrzebowanie materiałowe powinna mieć możliwość jednoczesnej realizacji obliczeń dla wielu zleceń, tak aby nie trzeba było jej każdorazowo uruchamiać odrębnie dla każdego zlecenia. Ponadto przy szczególnie rozbudowanych strukturach i generowaniu obejmującym wiele zleceń wykonywanie obliczeń może być czasochłonne (od kilku do kilkunastu minut), dlatego z punktu widzenia użytkownika istotne jest, by program przedstawił w postaci paska postępu aproksymację planowanego czasu oczekiwania.
Zapotrzebowanie wartościowo
Planowanie potrzeb materiałowych powinno odbywać się w ujęciu ilościowym i wartościowym. Ilości wynikają z danych konstrukcyjnych oraz z pozycji produktów zleceń. Przemnożenie ich przez planowane ceny materiałów daje w efekcie planowaną wartość. Planowane ceny można uzyskać przy wykorzystaniu jednego z dostępnych algorytmów w oparciu o dane historyczne z rzeczywistych dostaw zaewidencjonowanych dokumentami przyjęć z zewnątrz (PZ) albo - w przypadku braku, bądź małej wiarygodności danych historycznych - planowane ceny można pobrać z ofert dostawców lub wprowadzić ręcznie.
Wykorzystanie mechanizmu uprawnień
Pomimo możliwości wyliczenia potrzeb system powinien umożliwiać ich ręczne wprowadzanie i modyfikację wyników podanych przez program. W zależności od specyfiki firmy istotne jest odpowiednie wykorzystanie mechanizmu uprawnień. Tam, gdzie wprowadzanie i modyfikacja ręczna danych jest niepotrzebna lub niewskazana można poszczególnym użytkownikom przyznać uprawnienia jedynie do automatycznego generowania zapotrzebowania materiałowego i przeglądania wyników obliczeń bez możliwości ich edycji. Zasadę tę można stosować do wszystkich formularzy i algorytmów.
Porównanie z realizacją
Kontrole wejścia i wyjścia
Ścisła ewidencja produkcji
Kontrola poprzez MRP II
Planowane ilości i wartości można zestawić z ilościami i wartościami rzeczywistymi wypełnianymi przez dokumenty wewnętrznego rozchodu na produkcję – RW (z uwzględnieniem także zwrotów z produkcji - ZW i korekt do obydwu rodzajów dokumentów). Wyliczone odchylenie dla poszczególnych pozycji, jak również dla całego zlecenia świadczy o stanie wykorzystania przez nie dopuszczalnych limitów pobrań.
Planowane potrzeby materiałowe a rzeczywiste zużycia w pakiecie TETA 2000
Oczywiście mogą zdarzyć się też takie sytuacje, że odchylenie ilościowe jest dodatnie, a wartościowe ujemne i na odwrót. Może również być i tak, że pewnego materiału nie planowaliśmy, ale ponieważ wystąpił on na dokumencie RW, to pojawia się jako nowa pozycja z podaną ilością i wartością rzeczywistą bez wielkości planowanych.
Kontrole wejścia i wyjścia
Przy krótkich cyklach realizacji zleceń produkcyjnych na ogół nie ma potrzeby ścisłego monitorowania stanu ich realizacji – operuje się tutaj tylko trzema kategoriami: wprowadzone, w realizacji, zakończone. Inaczej ma się sprawa, gdy produkcja trwa dłużej, gdyż kierownictwo chce mieć szczegółową informację odnośnie stopnia zaawansowania zleceń będących w trakcie realizacji. Powyższy formularz prezentujący porównanie zużyć planowanych i rzeczywistych wyjaśnia stopień wykorzystania materiałów. W analogiczny sposób można jednak podejść do drugiego krańca procesu produkcyjnego i podobnie kontrolować stan realizacji pozycji produktów zleceń. W tym przypadku ilości i wartości rzeczywiste będą pobierane z dokumentów przyjęć na magazyn wyrobów gotowych – PW (i korekt do nich), zaś do ustalenia planowanej wartości można np. korzystać z planowanych kosztów realizacji zlecenia lub cen ewidencyjnych.
Ścisła ewidencja produkcji
Dokładna kontrola dwóch punktów procesu produkcyjnego: wejścia i wyjścia może okazać się czasami nadal niewystarczająca. Przy długim cyklu realizacji zlecenia konieczne staje się wystawianie raportów produkcyjnych dokumentujących wykonanie półproduktów lub wyrobów czy operacji przy jednoczesnym pobraniu pewnych materiałów i półproduktów. Powstałe w ten sposób stany półproduktów na wydziałach produkcyjnych zostaną pobrane kolejnym raportem produkcyjnym itd. Dzięki takiemu podejściu można sprawdzać ilości indeksów na magazynach i produkcyjnych polach odkładczych dające obraz tego, co zostało już wykonane i jak wiele pozostało do zrobienia. Raporty produkcyjne mogą obejmować także rejestrację czasu pracy ludzi i maszyn możliwą do wykorzystania np. w celu naliczenia i dekretacji listy płac.
Kontrola poprzez MRP II
Najbardziej rozbudowany system kontroli zleceń produkcyjnych obejmuje poza raportowaniem produkcji także ścisłą kontrolę porównawczą z wynikami zatwierdzonego rozwinięcia MRP II obejmującego to zlecenie. Ponieważ jednak w trakcie wykonywania rozwinięcia mogła nastąpić agregacja potrzeb brutto z kilku okresów w zbiorcze planowane uruchomienie (może to mieć miejsce na dowolnym poziomie konstrukcyjnym) system pamięta powiązania szczegółowego planu produkcji do poszczególnych pozycji zleceń celem możliwości porównania z raportami produkcyjnymi.
Kalkulacja kosztów normatywnych zleceń produkcyjnych
Ważnym elementem zarządzania zleceniami produkcyjnymi jest kalkulacja kosztów normatywnych zarówno zlecenia jako całości jak również odrębnie dla jego pozycji.
Podsumowanie
Autor: Zbyszek Lisowski - Analityk pakietu TETA 2000
Zarządzanie zleceniami produkcyjnymi w systemach ERP powinno obejmować szereg funkcji takich jak: edycja zleceń, różne metody generacji, wyliczanie planowanych potrzeb materiałowych, kontrola stanu realizacji zlecenia, kalkulacja kosztów normatywnych i generacja dokumentów obrotowych. Ponadto system powinien umożliwiać masowe przetwarzanie dużych ilości zleceń oraz być dostosowany do obsługi produkcji wielowariantowej konfigurowanej na zamówienie.
Autor: Zbyszek Lisowski - Analityk pakietu TETA 2000
