Firma Karmar S.A. w ciągu ostatnich lat znacznie się powiększyła; rozwój wpłynął na przyrost pracy w Dziale Kadr i Płac, zaczynało brakować czasu na bieżącą obsługę procesów, jak rejestracja czasu pracy, rozliczanie pracowników, generowanie deklaracji. Spółka stanęła przed koniecznością opracowania rozwiązania do obsługi komunikacji pomiędzy kierownikami projektów a Działem Kadr i Płac. Należało opracować spójny standard przekazywania danych.

Rozwiązanie na miarę

Księgowość i kontroling w Karmarze pracują w oparciu o budżety projektowe. Koszty wynagrodzeń księgowane są w rozbiciu na równolegle prowadzone projekty. Z punktu widzenia kontrolingu ważna jest możliwość analizowania miejsc ich powstawania. Karmar miał własne procedury zbierania danych z budów, które potem przekazywano do księgowania i analiz kosztów pracy. Zanim wdrożono rozwiązanie Sage, dane musiały być przetworzone ręcznie. Pierwszy etap wdrożenia objął automatyzację procesów kadrowych i płacowych. „Po wdrożeniu Sage Symfonia ERP powstało specjalnie dla firmy Karmar rozwiązanie indywidualne – Karta Pracy. Napisaliśmy je od początku pod kątem specyfiki firmy budowlanej, prowadzącej liczne projekty na terenie całej Polski” – mówi Łukasz Brzóska, konsultant Sage, jeden z głównych twórców Karty Pracy. Zalety tego indywidualnego rozwiązania to aplikacja dostępna w terenie i zintegrowana z Sage Symfonia ERP. Jej idea polega na udostępnieniu funkcjonalności wszystkim kierownikom projektów – niezależnie od lokalizacji budowy. „Karta Pracy jest obsługiwana przez wszystkich kierowników projektów i budów. Zdarzenia dotyczące absencji (…) oraz rejestracji czasu pracy wprowadzane są na miejscu projektu przez asystentki. Dane są agregowane w bazie i sprowadzane do spójnego formatu pliku. Plik ten otrzymujemy w kadrach raz w miesiącu. To dokładnie to, czego oczekiwałam, myśląc o jednym, spójnym dokumencie, na którym możemy pracować przed wysłaniem do księgowania” – podsumowuje Grażyna Lesicka. Praca w dziale Kadr i Płac na jednym pliku ogranicza się do weryfikacji poprawności danych wprowadzonych przez asystentki. Po wyjaśnieniu ewentualnych niejasności, plik jest akceptowany i wczytywany automatycznie jako „gotowiec”, na podstawie którego Sage Symfonia ERP rozlicza wynagrodzenia, zatwierdza zwolnienia lekarskie, dane z ewidencji czasu pracy. System generuje polecenie księgowania, zgodne ze standardami spółki. Dane automatycznie trafiają na konta księgowe.

Wydajność = szybkość i eliminacja błędów

Karta Pracy – indywidualne rozwiązanie do Sage Symfonia ERP Kadry i Płace – usprawniła pracę kierowników budów w całej Polsce oraz Działów Księgowości, Kadr i Płac w Karmarze. Obecnie listy płac są gotowe szybciej. Współpraca firm Sage i Karmar zaowocowała znaczącym usprawnieniem procesu naliczania wynagrodzeń. Po wdrożeniu programów Sage pracownicy kontrolingu zyskali czas na działania, które dotychczas nie były rozwijane. Spółka m.in. porządkuje zakres obowiązków pracowników i wdraża procedury korporacyjne, takie jak system ocen pracowniczych. Równolegle można doskonalić plan szkoleń dla zatrudnionych.

Proces rejestracji czasu pracy i naliczania wynagrodzeń



Karmar S.A. to firma budowlana założona w 1991 roku, a od 2007 roku będąca częścią Bouygues Batiment International (światowego lidera w budownictwie; obecnego w 80 krajach). W Polsce firma zrealizowała ponad 60 inwestycji o łącznej powierzchni ponad 1 mln m2. Wśród ukończonych projektów znajdują się osiedla i budynki mieszkaniowe, centra handlowe, kompleksy biurowe, magazyny, m.in. Centrum Handlowe Toruń, Galeria Leszno, Centrum Handlowe Zgorzelec Plaza, biurowiec Catalina Office Center w Warszawie, a także 3 mosty drogowe, 3 wiadukty sprężone, tunel drogowy oraz tunel kolejowy podczas budowy Węzła Okęcie w Warszawie i przebudowa zabytkowej kamienicy na Rynku we Wrocławiu. Dołączenie do struktur Grupy Bouygues poskutkowało zwiększeniem się skali inwestycji oraz listy klientów, wśród których są m.in.: Bouygues Immobilier Polska, BPH Real Estate, Centrum Bankowo-Finansowe, Dom Development, Pirelli Pekao Real Estate, PKP Intercity, Pomorska Specjalna Strefa Ekonomiczna, Ronson Development, Uniwersytet Warszawski. Przez wiele lat firma specjalizowała się w robotach konstrukcyjnych, dzięki czemu ma doświadczenie w realizacji konstrukcji żelbetowych. Wykonuje nawet najbardziej złożone projekty budowlane. Firma w chwili obecnej realizuje kilkanaście równoległych inwestycji budowlanych.

Potrzeby klienta:

• zintegrowany, efektywny system do obsługi pełnego procesu księgowania kosztów wynagrodzeń wszystkich pracowników, z uwzględnieniem miejsc powstawania tych kosztów, począwszy od rejestracji i ewidencji czasu pracy, przez kalkulację wynagrodzeń, po automatyczne dekretowanie na kontach księgowych
• mechanizm obsługi korekt wynagrodzeń; wyeliminowanie błędów operacyjnych wynikających z ręcznej rejestracji i przepisywania danych; precyzyjne naliczanie wynagrodzeń 
• poprawne rejestrowanie czasu pracy
• automatyczne księgowanie naliczonych wynagrodzeń

Korzyści z wdrożenia:

• usprawnienie pracy kierowników budów w całej Polsce i Działów Księgowości, Kadr i Płac
• zautomatyzowanie obiegu informacji (np. kierownicy budów mają wgląd on-line w kalendarze i wynagrodzenia pracowników; Dział Kadr i Płac automatycznie pobiera dokument z zagregowaną informacją o ewidencji czasu pracy w danym miesiącu) 
• wyposażenie obszaru kontrolingu w raporty i mechanizmy efektywnej analizy miejsc powstawania kosztów
• całkowite odciążenie Działu Kadr i Płac od zadań związanych z ewidencją i rejestracją czasu pracy

Analizowaliśmy nasze potrzeby w zakresie usprawnienia organizacji. (…) Doszliśmy do wniosku, że moglibyśmy oddelegować część operacji na zewnątrz. Konsultanci Sage bardzo kompetentnie podpowiadali nam, jak przeprowadzić to przedsięwzięcie od strony informatycznej- Grażyna Lesicka kierownik Działu Kadr i Płac w karmar S.A.

---

Klient
Karmar S.A.

Branża
budowlana

Inwestycje
ponad 60 zrealizowanych; kilkanaście w realizacji

Liczba oddziałów
2 oraz 1 baza sprzętu

System
Sage Symfonia ERP

---

Źródło: www.sage.com.pl