Wiele przedsiębiorstw doskonale radzi sobie z automatyzacją procesów wewnętrznych. Jednak czy jest tak również w przypadku szerszego łańcucha dystrybucji? Żadna firma nie jest wyspą i każda funkcjonuje jako element większej całości. Producenci, handlowcy, sprzedawcy i firmy logistyczne – to ogniwa łańcucha dostarczającego produkt odbiorcom końcowym, tworzące wartość na każdym etapie.

 

 

Firma Exact Software, dostawca nowoczesnych rozwiązań informatycznych dla biznesu, potwierdza, że optymalna komunikacja pomiędzy tymi elementami jest warunkiem koniecznym do zapewnienia wysokiej wartości produktów i usług, które zagwarantują zyski.

Wiele procesów administracyjnych prowadzi do marnotrawienia zasobów

W dalszym ciągu znaczna część komunikacji prowadzona jest w czasochłonny i niezautomatyzowany sposób. Na przykład zamówienia, składane przez firmę A są drukowane, skanowane, a następnie przesyłane pocztą elektroniczną do firmy B. Dostawca wprowadza zamówienie do własnego systemu ERP i przeprowadza obliczenia, aby dowiedzieć się, czy realizacja zamówienia jest możliwa. Potwierdzenie jest znów przesyłane e-mailem. Z pewnością można przeprowadzić ten proces w bardziej wydajny sposób.

Zalety automatyzacji

Automatyzacja przepływu informacji pomiędzy stronami umożliwia czerpanie wielu istotnych korzyści:

• Mniej pomyłek i niższe koszty Ręczne przesyłanie informacji prowadzi do gubienia lub dublowania danych, co z kolei objawia się błędami, które mogą generować niepotrzebne wydatki i nadwyrężyć dobre relacje między firmami.
• Szybsze przetwarzanie informacji Automatyzacja strumienia informacji pozwala znacznie przyspieszyć realizację zadań administracyjnych, związanych z zamówieniami. Za przykład może posłużyć tradycyjna praktyka wysyłania e-maila z potwierdzeniem daty dostawy – łatwo można sobie wyobrazić, że przez kilka dni e-mail pozostaje nieprzeczytany w skrzynce odbiorczej, czekając na potwierdzenie i przekazanie informacji dalej. Skutkiem może być realizacja zamówień w oparciu o nieaktualne informacje, prowadząca do powstawania błędów, niezadowolenia klientów, dostaw realizowanych w pośpiechu, obniżenia jakości usług, nagromadzenia zbędnych towarów w magazynie i niepotrzebnego stresu.
• Skupienie na zadaniach strategicznych Redukcja czynności wykonywanych manualnie pozwala zaoszczędzić czas, który można przeznaczyć na realizację zadań strategicznych, zarządzanie ryzykiem, przygotowani planów strategicznych i poszukiwanie sposobów na usprawnienie działalności, które podniosą wartość produktów i usług.

Portale EDI i B2B

Automatyzacja przepływu informacji pomiędzy firmami odgrywa coraz ważniejszą rolę w budowie optymalnego łańcucha dystrybucji. Pierwszym przejawem tego trendu było rozpowszechnienie standardu elektronicznej wymiany danych EDI (Electronic Data Interchange). Ten ustandaryzowany format informacji o transakcjach jest często stosowany przy dystrybucji dużych ilości relatywnie ustandaryzowanych produktów. W tym przypadku EDI stał się obecnie powszechnie wykorzystywanym narzędziem wymiany danych w łańcuch dostaw.

Co jednak z niestandardowymi produktami i mniejszymi dostawami? Zachodni producenci w coraz większym stopniu koncentrują się na dostarczaniu wysokiej jakości dóbr oraz innowacyjnych i złożonych produktów, często dostosowanych do konkretnych potrzeb klientów. Zwłaszcza w przypadku realizacji tego typu zamówień odpowiednia komunikacja ma zasadnicze znaczenie. Przyszłość należy zatem wiązać nie tylko ze standardem EDI, ile z portalami B2B, które gromadzą dane o produktach i zamówieniach, oferując jednocześnie szereg możliwości komunikowania informacji o transakcjach.

Łączenie mediów społecznościowych, platform mobilnych i chmury

Trendy w branży IT w roku 2014 są zdominowane przez media społecznościowe, urządzenia mobilne i środowisko chmury. Jakie są skutki połączenia tych trzech sfer z portalami B2B dla łańcucha dostaw?

• Dzięki chmurze portale mogą być udostępnione zarówno klientom, jak i dostawcom. Środowisko chmury pozwala znieść bariery w dostępie dla mniejszych firm dysponujących niższym budżetem IT. 
• Nowe portale B2B to już nie statyczne strony, ale interaktywne narzędzia. Urządzenia mobilne jeszcze bardziej ułatwiają korzystanie z tych rozwiązań za pośrednictwem odpowiednich aplikacji.
• Dostawcy mogą wykorzystać portale do szybkiego i łatwego potwierdzania zamówień, ale prawdziwe korzyści pojawiają się wraz z rozbudowaną komunikacją z klientami. Zintegrowane funkcje społecznościowe ożywiają platformę, wpływając na aktywność użytkowników podobną do tej, jaką widzimy na serwisach Facebook, LinkedIn i Twitter.

Podsumowując, automatyzacja przepływu informacji pomiędzy firmami nabiera coraz większego znaczenia. Pomocne są tutaj standard EDI i portale B2B, przy czym te drugie oferują więcej funkcji związanych z produktami i obsługą klienta. Kolejny krok polegający na wykorzystaniu potencjału mediów społecznościowych, urządzeń mobilnych i technologii chmury pozwala zmienić portale B2B w pełni interaktywne i łatwo dostępne platformy dostosowane do potrzeb klientów. Udoskonalone narzędzia umożliwiają optymalizację kanałów przepływu informacji pomiędzy ogniwami łańcucha dystrybucji, podnosząc wartość produktów końcowych i usług świadczonych klientom.

Źródło: EXACT