Otwockie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji (OPWiK) Sp. z .o.o. w ramach programu inwestycyjnego realizowanego przy współpracy z Unią Europejską dokonało znacznej rozbudowy infrastruktury sieci wodociągowej i kanalizacyjnej. W celu zwiększenia efektywności zarządzania przedsiębiorstwem wdrożono kompleksowe rozwiązanie informatyczne obejmujące system klasy ERP, system billingowy oraz system GIS.

 

Przed wdrożeniem systemu zintegrowanego w Otwockim Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. korzystano z kilku prostych, niezależnych narzędzi informatycznych. Ze względu na brak integracji dotychczasowych rozwiązań IT dostęp do informacji był utrudniony i ograniczał możliwości efektywnego zarządzania.

Od dawna dostrzegaliśmy konieczność inwestycji w nowoczesny system wspomagający zarządzanie. Brak integracji narzędzi IT powodował opóźnienia w sprawozdawczości, utrudniał kontrolę kosztów oraz nadzór i obsługę inwestycji. Aby poprawić efektywność zarządzania, podjęliśmy decyzję o wdrożeniu zintegrowanego systemu klasy ERP - informuje Grażyna Osica, główny księgowy i prokurent w OPWiK Sp. z o.o.

W roku 2010, po sporządzeniu specyfikacji istotnych warunków, ogłoszono przetarg publiczny. Po rozpatrzeniu ofert wybrano rozwiązanie firmy IFS, które najlepiej spełniało przyjęte kryteria wyboru, takie jak wymagana funkcjonalność systemu oraz kompleksowość wdrożenia i korzystna cena.

KOMPLEKSOWE ROZWIĄZANIE

Umowa zawarta z firmą IFS dotyczyła dostarczenia kompleksowego rozwiązania, obejmującego system wspomagający zarządzanie klasy ERP - IFS Applications™, system billingowy oraz system GIS. Podwykonawcą firmy IFS została firma Advanced Business Solutions Sp. z o.o. (ABS), partner biznesowy IFS Poland.

ABS na potrzeby OPWiK wdrożył rozwiązanie billingowe ABS Billing, które zapewnia m.in. masowe rozliczenia, fakturowanie klientów i obsługę fakturowania na terminalach mobilnych Psion. Rozwiązanie to, zintegrowane z systemem IFS Applications™, pozwala na pełną obsługę rozrachunków klientów, automatyczną dekretację sprzedaży, wielowymiarowe analizy sprzedaży i obsługę wodomierzy.

Wdrażany przez ABS system GIS, ściśle zintegrowany z IFS Applications™, ułatwi skuteczne zarządzanie infrastrukturą podziemną. Rozwiązanie to udostępnia informacje dotyczące lokalizacji i parametrów sieci. Dostęp do danych realizowany jest w postaci mapy, dając całościowy pogląd na strukturę sieci wodociągowej i kanalizacyjnej.

PRZEBIEG WDROŻENIA

Uruchomienie systemu IFS Applications™ odbyło się zgodnie z planem i w styczniu 2012 r. nastąpił start produkcyjny rozwiązania. W ramach projektu wdrożono moduły: IFS Finanse™, IFS Dystrybucja™, IFS Remonty™, IFS Zasoby Ludzkie™ oraz IFS Płace™.

Główne cele projektu wdrożenia zostały osiągnięte. Nastąpiło uporządkowanie gromadzonych i przetwarzanych w systemie informacji. System IFS Applications™ obejmuje wszystkie kluczowe procesy biznesowe w przedsiębiorstwie. Usprawniono procesy obsługi laboratorium, obsługi zamówień publicznych i obsługi inwestycji. IFS Applications™ wspiera również zarządzanie przeglądami i remontami infrastruktury technicznej.

System ERP wymusił zmiany procesów, co zwiększyło sprawność operacyjną naszej firmy. Posiadamy obecnie dobrze funkcjonujący system zarządzania dokumentacją. Dysponujemy również pełną ewidencją zleceń roboczych z przypisaniem kosztów - wyjaśnia główny księgowy Grażyna Osica.

Z systemu IFS Applications™ korzysta obecnie 50 użytkowników.

UZYSKANE KORZYŚCI

Główne korzyści z wdrożenia w OPWiK w Otwocku kompleksowego, zintegrowanego systemu informatycznego polegają na automatyzacji procesów przetwarzania danych oraz usprawnieniu i przyśpieszeniu obiegu informacji w przedsiębiorstwie.

Dostęp do informacji w naszej firmie uległ znacznej poprawie. Dane są przechowywane w jednym systemie, do którego dostęp mają wszyscy uprawnieni pracownicy. Informacje te są wielokrotnie weryfikowane, co pozwala zmniejszyć ryzyko podejmowania niewłaściwych decyzji na każdym poziomie organizacyjnym - podkreśla Grażyna Osica.

W efekcie wdrożenia usprawniono procesy biznesowe w wielu obszarach działalności przedsiębiorstwa, takich jak zarządzanie umowami, fakturowanie usług, planowanie i śledzenie realizacji inwestycji, finanse i księgowość oraz budżetowanie. Zintegrowane zarządzanie ułatwia również prowadzenie gospodarki materiałowej, inwentaryzację stanów magazynowych oraz obsługę zleceń roboczych.

Wszystkie zlecenia robocze, planowanie zasobów, w tym kadrowych, a także obieg dokumentów są realizowane w systemie IFS Applications™. Obejmuje on również kontrolę budżetu. Główną zaletą jest centralizacja wszystkich procesów. System billingowy, który powstał na zamówienie naszej firmy, jest ściśle dopasowany do specyfiki branży wodno-kanalizacyjnej. Dzięki temu, że rozwiązanie to zostało zintegrowane z systemem IFS Applications™, wszystkie informacje są dostępne w jednym miejscu. To jest dla nas ogromna korzyść - podsumowuje Grażyna Osica.

KORZYŚCI Z WDROŻENIA IFS APPLICATIONS™:

• Dostęp do informacji zarządczej na bieżąco
• Usprawnienie obiegu informacji
• Automatyzacja procesów w obszarze finansów i księgowości
• Lepsza kontrola kosztów
• Poprawa efektywności w zakresie gospodarki materiałowej
• Usprawnienie planowania remontów
• Lepsza obsługa klienta
• Usprawnienie obiegu dokumentów
• Zwiększenie sprawności operacyjnej przedsiębiorstwa

MODUŁY IFS APPLICATIONS™:

• IFS Finanse™
• IFS Dystrybucja™
• IFS Remonty™
• IFS Zasoby Ludzkie™
• IFS Płace™

Liczba użytkowników: 50

O FIRMIE OPWIK W OTWOCKU

Otwockie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji (OPWiK) Sp. z .o.o. ma ponad 70 lat tradycji. Spółka świadczy usługi w zakresie dostarczania wody i odbioru ścieków na terenie miasta Otwocka oraz gmin Karczew, Józefów i Celestynów. Sieć wodociągowa na terenie Otwocka została w ostatnich latach znacznie rozbudowywana w ramach programu inwestycyjnego „System wodno-kanalizacyjny w Otwocku" współfinansowanego przez Unię Europejską. Obecnie długość sieci wodociągowej OPWiK wynosi łącznie ponad 220 km, z czego ponad połowa powstała w ramach inwestycji objętych unijnym Funduszem Spójności.