Prowadzenie hotelu to jak prowadzenie kilkudziesięciu odrębnych firm pod jednym dachem. Każda działalność: pokoje, restauracje i bary, ośrodek fitness, butiki, usługi dla biznesu, agencje podróży, parkingi i tym podobne, musi być nadzorowana pod kątem efektywności i dochodowości. Problemem może być jednak fakt, że każda z tych działalności jest inna i nie jest możliwe sprowadzenie ich do jednego wspólnego mianownika. Ponadto, przy tak cennych środkach trwałych i wyposażeniu konieczna jest ich właściwa inwentaryzacja i amortyzacja. Atlas Estates, licencjobiorca prowadzący hotel Hilton w Warszawie, wybrał system ERP Microsoft Dynamics AX jako narzędzie, które jest w stanie podołać wszystkim tym wyzwaniom.

Konieczność śledzenia tak wielu cennych danych rozrzuconych po różnych firmach Grupy Atlas spowodowała, że firma zdecydowała się wprowadzić jeden standardowy pakiet oprogramowania, pozwalający łatwo obsługiwać ogromne ilości danych i nie trącący elastyczności w miarę wzrostu skali działalności – mówi Tomasz Rusak, dyrektor finansowy w HGC SA.

Uruchomienie systemu odbyło się w rekordowo krótkim czasie 2 miesięcy od podjęcia decyzji o jego wdrożeniu. Nie było to proste zadanie. Dodatkową trudnością i potencjalnym zagrożeniem przedsięwzięcia było to, że większość hoteli Hilton na świece używa oprogramowania Microsoft® Dynamics NAV, a nie Dynamics AX. Na szczęście, dzięki doskonale rozplanowanym pracom implementacyjnym, udało się wdrożyć system w wyznaczonym terminie.

Chcieliśmy zdążyć na otwarcie hotelu i zdążyliśmy. Nie obyło się bez problemów i ciężkiej pracy, ale udało się” – mówi Grzegorz Bigos, kierownik projektu ze strony firmy Microplan Polska Sp. z o.o., Partnera Microsoft Dynamics przeprowadzającego wdrożenie systemu. – Dobre opracowanie harmonogramu wdrożenia było tu ogromnym wyzwaniem szczególnie dlatego, że funkcje sprawozdawcze wymagały znacznych modyfikacji, aby mogły spełniać wymagania korporacyjne zarówno Hiltona jak i Atlasu. Aby utrzymać terminowość prac i zmieścić się w budżecie, wykorzystywaliśmy metodologię Sure Step firmy Microsoft oraz Narzędzie Błyskawicznej Konfiguracji (Rapid Configuration Tool) – dodaje Grzegorz Bigos, Microplan Polska.

System ERP Microsoft® Dynamics AX realizuje wszystkie główne funkcje administracyjne, w tym rachunkowość finansową i podatkową, sprawozdawczość korporacyjną oraz gospodarkę środkami trwałymi i zapasami. Platforma umożliwia takrze tworzenie dwóch różnych zestawów raportów: dla centrali firmy i dla licencjodawcy.

Ponadto, system współpracuje ze stosowanym w hotelu programem do obsługi listy płac i aplikacjami do obsługi recepcji oraz restauracji, standardowo używanymi we wszystkich placówkach sieci Hilton. Dzięki temu nie trzeba „ręcznie” przenosić danych z jednego systemu do drugiego.

Elastyczność i szeroka funkcjonalność Microsoft Dynamics AX pozwoliła na dostosowanie systemu do wysokich wymagań biznesowych Klienta i pomyślne zakończenie procesu wdrożeniowego, mimo bardzo napiętych terminów – mówi Janusz Małgorzaciak, ekspert systemów ERP Microsoft Dynamics.

Obecnie platforma wspiera zarządzanie warszawskim hotelem Hilton w kluczowych obszarach biznesowych.

Źródło: www.microsoft.com