in-memory) wzrosła ona o ok. 30 proc. - mówi Łukasz Soboń, Kontroler Finansowy w Ever Grupa.

Wdrożenie SunSystems trwało 3 miesiące. Wcześniej procesy finansowe i księgowe obsługiwano w systemie „pudełkowym” WaPro. Wiele zdarzeń jednak użytkownicy musieli rejestrować ręcznie, dane nie były szczegółowe, przez co podgląd tego, co działo się w organizacji był mocno ograniczony.

Obecnie wszystkie kluczowe procesy są całkowicie zautomatyzowane. Raz wprowadzona informacja do SunSystems jest widoczna w pozostałych obszarach i skorelowana z innymi, powiązanymi ze sobą danymi – wyjaśnia Łukasz Soboń.

Tak zaprojektowane rozwiązanie pozwoliło nie tylko znacząco wyeliminować ryzyko popełniania pomyłek, ale też usprawnić zarządzanie sprzedażą, finansami, księgowością, środkami trwałymi i rozliczeniami bankowymi.

Efekty widoczne są „gołym” okiem. Jeszcze do niedawna księgowanie płac czy szczegółowe zaewidencjonowanie amortyzacji zajmowało nam 2-3 dni. Dziś w SunSystems każdy z tych procesów trwa maksymalnie ok. 30 min. – dodaje Łukasz Soboń.

Jeszcze szybciej realizowane są rozliczenia bankowe. O ile wcześniej płatności należało realizować w WaPro ręcznie, o tyle SunSystems nie tylko automatycznie weryfikuje i przypomina, co i w jakim terminie należy uregulować, ale też umożliwia szybki sposób ewidencji zdarzeń powtarzalnych (np. faktury za paliwo).

Owszem, jeśli firma jest mniejsza, wiele operacji można przeprowadzić ręcznie równie szybko. Ale gdy trzeba zarządzać bazą liczącą kilkadziesiąt tysięcy rekordów lub więcej, jest to nieporównywalnie trudniejsze. Jeden z pozoru niewielki błąd może negatywnie wpłynąć na decyzje podejmowane na bazie generowanych z systemu raportów. Dlatego tak ważny jest dokładny i bieżący monitoring procesów. Zwłaszcza tych, które bezpośrednio generują koszty. W tym obszarze SunSystems i QlikView świetnie się uzupełniają – dodaje Łukasz Soboń.

Analizy QlikView pokazują zarówno całkowite koszty i przychody firmy, jak i wyniki uzyskiwane na konkretnych obiektach, w regionach, a nawet przez poszczególnych pracowników. Każdy rodzaj kosztu ewidencjonowany jest z tym samym poziomem szczegółowości, dzięki czemu firma potrafi dokładnie wskazać miejsce jego powstania.

Wszystkie informacje są przechowywane w bazie SunSystems i wykorzystywane następnie przez QlikView m.in. do bieżących analiz i prognozowania kosztów obsługi nowych obiektów. Całkowity czas wdrożenia QlikView (łącznie z budową raportów na bazie poprzedniego systemu) wyniósł 13 dni, z czego 3 dni zajęła zmiana procedur pobierania danych i podłączenie do SunSystems, jako jednorodnego źródła danych biznesowych.

Obliczenia w QlikView są precyzyjne, detaliczne i odbywają się w ułamkach sekund.

Uwzględniając dane o powierzchni obiektu, EVER GRUPA potrafi ustalić, ilu pracowników i z jakimi narzędziami należy wydelegować do pracy, tak by została ona wykonana szybko, dokładnie i za satysfakcjonującą marżę – mówi Łukasz Soboń.

Dzięki QlikView koszty są na bieżąco monitorowane, a odchylenia natychmiast wychwytywane. Czy ewentualny wzrost kosztów jest konsekwencją spowolnienia pracy? Czy źródłem dodatkowych kosztów jest jednak większe zużycie środków czystości? Jeśli tak, to których i w jakim obiekcie?

Znając odpowiedź możemy podjąć równie szybkie i skuteczne działania. W naszej branży, gdzie granica między zyskiem, a stratą jest dość cienka, to klucz do sukcesu – mówi Łukasz Soboń

Źródło: www.hogart.pl