CasePro – definiowanie, przetwarzanie dokumentów i spraw
Szybkie pozyskiwanie danych z różnych dokumentów ma niebagatelne znaczenie biznesowe. Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności każda firma musi zapewnić szybki i w pełni kontrolowany obieg informacji.

System CasePro zarządza skutecznie elektronicznym obiegiem:

• dokumentów (np. faktur, wniosków urlopowych, zamówień, ankiet, itp.),

• spraw (np. reklamacji, spraw pracowniczych, zgłoszeń serwisowych, delegacji, poleceń zapłaty, itp.)

zarówno w dużych jak i średnich przedsiębiorstwach/instytucjach. Rozwiązanie ma szczególne znaczenie w przypadku złożonych procesów przetwarzania znacznego wolumenu danych. Pracownicy bądź też partnerzy firmy mają dostęp do uporządkowanych zasobów za pomocą przeglądarki WWW. Oprogramowanie może być dostosowane do każdego rodzaju prowadzonego biznesu dzięki powiązaniu definicji danych w dokumentach z definicją przepływu procesu.

Automatyzacja procesów biznesowych polega na całościowym traktowaniu przepływu danej sprawy – przykładowo od momentu założenia sprawy, poprzez jej weryfikację, akceptację i dalsze przetwarzanie.

Każdy pracownik ma jasność na jakim etapie znajduje się jego sprawa/dokument. Nie istnieje więc ryzyko paraliżu przepływu danych, gdyż odpowiednie prace są przekazywane do wyznaczonych osób, zgodnie z posiadanymi uprawnieniami.

CasePro wskazuje pracownikom ich aktualne zadania, które są pogrupowane według priorytetów. Priorytety mogą być wyznaczone na podstawie różnych kryteriów np. kwota zamówienia, dział, mpk. Dodatkowo sprawy można oflagowywać w celu zwrócenia uwagi danej grupie użytkowników np. przełożonym.

Poza standardowymi cechami elektronicznego obiegu dokumentów CasePro posiada funkcje poczty i forum, co daje możliwość komentowania bądź też przesyłania wiadomości pomiędzy użytkownikami.

Główne cechy funkcjonalne CasePro:

• łatwość modelowania obiegów spraw wykorzystując dodatkowe źródła danych systemów zewnętrznych w tym Microsoft Dynamics AX,

• wygodny dostęp do systemu poprzez przeglądarkę WWW dający możliwość pracy również poza biurem firmy,

• szybkość wprowadzenia nowych lub modyfikacja dotychczasowych formatów spraw i/lub dokumentów wraz ze zmienionym procesem obiegu informacji,

• czytelny sposób prezentacji danych dzięki zastosowaniu dedykowanych widoków zależnych od rodzaju przetwarzanej sprawy,

• powiadamianie wybranych użytkowników o poszczególnych sprawach (zadania do wykonania, maile, alerty, itd.),

• wygoda samodzielnego tworzenia zaawansowanych raportów przez administratora merytorycznego za pomocą modułu raportowego.

Zalety rozwiązania:

1. Redukcja kosztów
   • automatyzacja pracy
   • obsługa większego wolumenu spraw
   • łatwość i szybkość wprowadzania zmian i nowych spraw

2. Redukcja ryzyka
   • ujednolicone zasady przetwarzania
   • monitorowanie procesu
   • czytelna forma zapisu reguł działania

3. Bezpieczeństwo
   • pełna kontrola nad regułami merytorycznymi
   • rejestracja wszystkich kroków procesu

4. Technologia z przyszłością

5. Zgodność z architekturami referencyjnymi

Klienci CasePro

Przykładem wdrożenia systemu CasePro jest projekt w dużym przedsiębiorstwie produkcyjno-handlowym, gdzie wykorzystano mechanizmy integracyjne z systemem Microsoft Dynamics AX. W ramach implementacji elektronicznego obiegu zamówienia zakupu i faktury wykorzystano m.in. matryce uprawnień użytkowników zgodnie z zawartymi w systemie finansowo-księgowym wymiarami finansowymi (np. mpk) oraz uprawnionymi grupami działów. Dzięki temu odpowiedni użytkownicy weryfikują zamówienia a inne grupy pracowników akceptują zamówienia i faktury. System automatyzuje i usprawnia obieg dokumentów finansowych oraz kontroluje prawidłowość przebiegu procedur w firmie.

Administracja (CasePro Modeler)

Użytkownikiem modułu jest administrator merytoryczny systemu. Zarządzanie biznesowe spraw jest realizowane przy pomocy narzędzi graficznych i nie wymaga prac programistycznych. Model analizowanych danych jest w łatwy sposób modyfikowany. Definicja procesu przepływu informacji jest sterowana regułami, które odzwierciedlają wymagania biznesowego danego przedsiębiorstwa. Wpływa to na elastyczność firmy w przypadku zmieniających się wymagań rynkowych.

Informacje techniczne:

• platforma bazodanowa Oracle lub MS SQL Server oraz wersje z darmowymi motorami BD,
• trójwarstwowość aplikacji w dodatkowy sposób poprawia skalowalność oraz bezpieczeństwo danych (wydzielone serwery: workflow, aplikacyjny oraz WWW),
• wymiana danych systemu CasePro z otoczeniem w oparciu o standard WEB Services i XML.

Pracownicy obsługujący różnego rodzaju dokumenty i zadania, które wymagają weryfikacji i akceptacji innych współpracowników

kilka

Funkcjonalność systemu bazuje na definicji obiegu dokumentów i spraw.

Główne cechy funkcjonalne CasePro:

• łatwość modelowania obiegów spraw wykorzystując dodatkowe źródła danych systemów zewnętrznych w tym Microsoft Dynamics AX,

• wygodny dostęp do systemu poprzez przeglądarkę WWW dający możliwość pracy również poza biurem firmy,

• szybkość wprowadzenia nowych lub modyfikacja dotychczasowych formatów spraw i/lub dokumentów wraz ze zmienionym procesem obiegu informacji,

• czytelny sposób prezentacji danych dzięki zastosowaniu dedykowanych widoków zależnych od rodzaju przetwarzanej sprawy,

• powiadamianie wybranych użytkowników o poszczególnych sprawach (zadania do wykonania, maile, alerty, itd.),

• wygoda samodzielnego tworzenia zaawansowanych raportów przez administratora merytorycznego za pomocą modułu raportowego.

Poza standardowymi cechami elektronicznego przetwarzania spraw CasePro posiada funkcje poczty i forum, co daje możliwość komentowania bądź też przesyłania wiadomości pomiędzy użytkownikami. Rozwiązanie prezentuje pracownikom aktualnie przydzielone im zadania pogrupowane według priorytetów. Zadania mogą być wyznaczone i przydzielane na podstawie definiowanych reguł odwołujących się do różnych kryteriów np. kwota zamówienia, dział, rodzaj produktu. Dodatkowo użytkownicy mają możliwość dodania flagi wybranym sprawom, w celu zwrócenia uwagi innym osobom biorącym udział w procesie przetwarzania wniosku/sprawy kredytowej np. bezpośrednim przełożonym.

Moduł administracyjny służy do definiowana struktury ogranizacyjnej firmy, grup i ról użytkowników wraz z zakresem uprawnień. W module zawarte są narzędzia graficzne do projektowania modelu danych i workflow. Model analizowanych danych jest w łatwy sposób modyfikowany. Definicja procesu przepływu informacji jest sterowana regułami, które odzwierciedlają wymagania biznesowego danego przedsiębiorstwa.