O procesach biznesowych sporo się w Polsce ostatnio mówi, natomiast niewiele firm dojrzało do decyzji o wdrożeniu narzędzi je automatyzujących. Takim narzędziem jest właśnie Ultimus BPM Suite – oprogramowanie rozwijane już od 8 lat, z którego korzysta blisko tysiąc firm w 60 krajach na całym świecie. Do tego prestiżowego grona dołączą w połowie przyszłego roku Międzynarodowe Targi Poznańskie, które wówczas zakończą, rozpoczęte jesienią tego roku, prace wdrożeniowe.

Firmy w swojej działalności wykorzystują wiele wyspecjalizowanych narzędzi informatycznych: systemów CRM do zarządzania kontaktami z klientami, oprogramowania MRM do planowania i kontroli przedsięwzięć marketingowych, rozwiązań ECM do zarządzania treścią i dokumentami czy Work Flow do organizacji pracy. - Trzeba zatem kupić i wdrożyć różne systemy, a każdy z nich zaspokaja tylko część potrzeb przedsiębiorstwa. Dlatego po wszechstronnych analizach zdecydowaliśmy, że nie pójdziemy tą drogą, lecz wdrożymy system BPM, w którym możemy zdefiniować dowolny proces biznesowy, dowolny sposób zarządzania danymi i dowolny formularz do wprowadzania i prezentowania informacji. Uważam, że to jest właściwy kierunek inwestycji w informatykę dla tych przedsiębiorstw, które mają mało standardowe procesy biznesowe, tym bardziej jeśli zależy im by system był dokładnie dopasowany do potrzeb - mówi Krzysztof Ślatała, dyrektor i główny informatyk MTP. 

Już przy wdrożeniu systemu do zarządzania przedsiębiorstwem IFS, Targi zdecydowały się na podejście procesowe. Zdefiniowano wówczas 176 map procesów biznesowych w pięciu grupach (budżetowanie i kontroling, finanse i księgowość, gospodarka materiałowa, kadry i płace, sprzedaż usług), wykorzystując narzędzie do wizualizacji procesów Business Modeller. Schematy te posłużyły do praktycznej implementacji funkcji w systemie IFS. Kolejnym, naturalnym krokiem jest  automatyzacja pozostałych procesów oraz integracja środowisk, stąd decyzja o wdrożeniu Ultimus BPM Suite. - Chcemy, żeby pracownicy wykonywali swoje obowiązki efektywnie, dlatego ważne jest nie tylko to by, korzystali z nowoczesnych narzędzi, ale również to, by te narzędzia mogły zmieniać się równie dynamicznie jak otoczenie biznesowe firmy. System BPM daje w tym zakresie największą swobodę.  Dodatkową korzyścią jest funkcjonalność Business Intelligence. Pozwala ona, na podstawie zebranych automatycznie danych, dokonać analizy i optymalizacji procesów. To jest zmiana jakościowa i mamy zamiar z niej korzystać – mówi Krzysztof Ślatała.

Wdrożenie zostanie przeprowadzone zgodnie z wypracowaną metodyką IDS Scheer. W prace wdrożeniowe zaangażowanych jest ze strony MTP kilkadziesiąt osób.  - To największe wdrożenie systemu Ultimus BPM Suite w Polsce, obejmujące najszerszy zakres procesów biznesowych, przeznaczonych do automatyzacji. Dla MTP najważniejsze są procesy obsługi klienta, czyli zapewnienie sprawnego przepływu informacji, optymalnych warunków uczestnictwa w wydarzeniu, i oczywiście sprawne zarządzanie kontaktami . Należy przy tym dodać, że ilość danych dotycząca samych wydarzeń, ich uczestników, wystawców i zwiedzających oraz projektów jest ogromna. Dzięki temu wdrożeniu procesy te zostaną zoptymalizowane - mówi Grzegorz Pindur, prezes zarządu IDS Scheer Polska.

Z rozwiązania Ultimus będzie korzystać 300 użytkowników, obejmie ono swym zasięgiem całą firmę, a jego zakres będzie się stopniowo poszerzał. Otwartość systemu była zresztą w opinii kierownictwa Targów jedną z podstawowych cech przemawiających za jego implementacją - otoczenie gospodarcze firm nieustannie się zmienia, a narzędzia typu BPM pozwalają się przedsiębiorstwom do tych zmian płynnie dostosowywać.

Dyrekcja MTP oczekuje po systemie Ultimus przede wszystkim podniesienia poziomu obsługi klientów i jej przyspieszenia. Uporządkowanie informacji powinno przydać firmie dynamiki i umożliwić jej lepszą reakcję na potrzeby rynku. – Zaoszczędzony potencjał – głównie w postaci czasu naszych pracowników - wykorzystamy na polepszenie obsługi klientów, którym będziemy mogli poświęcić więcej uwagi – mówi Bogusław Zalewski, prezes zarządu Międzynarodowych Targów Poznańskich.

Źródło: www.ids-scheer.com