Generowanie ofert w w systemach CRM działających w architekturze klient-serwer nie jest zadaniem prostym. Oczywistym jest, że tworzenie tego typu dokumentów opiera się o formularze i szablony ale istnieją też ograniczenia wynikające z faktu, że pracuje się w oknie przeglądarki www.

Narzuca to szereg ograniczeń co do możliwości formatowania tekstu, grafik czy pobierania danych. Należy mieć też na uwadze, że w wielu firmach tworzenie dokumentów opiera się o popularne edytory tekstu, co pozwala uzyskać ich profesjonalny i pożądany wygląd.

W przypadku firmy more7 Polska Sp. z o.o. udało się wyeliminować wyżej wymienione ograniczenia a zarazem wykorzystać wszystkie pozytywne efekty pracy z edytorem tekstu. Narzędziem, które na to pozwala jest OfficeLauncher7 umożliwiający tworzenie dokumentów z poziomu przeglądarki w oparciu o dane zgromadzone w systemie. Rozwiązanie to pozwala na pracę w dwóch trybach, w zależności od specyfiki pracy i potrzeb klienta.

W pierwszym trybie cała praca odbywa się w oknie przeglądarki, poczynając od wypełnienia formularza niezbędnymi danymi (typu produkty, rabaty czy osoby kontaktowe) poprzez wygenerowanie pliku PDF w oparciu o wybrany szablon i wysłanie oferty do klienta. Zaletą tego rozwiązania jest automatyczne wykonywanie po stronie systemu CRM7 czynności związanych z wypełnianiem treścią szablonu dokumentu oraz zapisywaniem. Użytkownik tym samym nie musi tracić czasu na powtarzalne ale konieczne czynności.

Drugi tryb przeznaczony jest do tworzenia ofert i dokumentów, które za każdym razem wymagają istotnych zmian w treści. Wywołanie generowania następuje z poziomu przeglądarki co jest wykrywane przez zainstalowany lokalnie program Launcher CRM7, otwierający dokument w zainstalowanym lokalnie edytorze tekstu. Do zapisania zmian wykorzystuje się jeden przycisk z programu Launcher, który wysyła dokument automatycznie do Archiwum CRM7 oraz innych przypisanych miejsc w aplikacji. Możliwe jest zapisywanie kolejnych wersji oraz tworzenie nowych ofert w oparciu o istniejące. Podobnie jak w rozwiązaniu przedstawionym powyżej, wysyłka jest także realizowana z jednego okna.

Reasumując, zastosowanie ODT Generatora znacznie upraszcza pracę osób wykorzystujących codziennie oferty oraz inne dokumenty. Przeniesienie dotychczasowo wykorzystywanych wzorów pism do systemu pozwala na proste przejście do pracy z CRM7, który przejmuje na siebie obowiązki administratora dokumentów. Uzyskuje się także pewność, że logo firmowe i pozostałe symbole graficzne zawsze będę prawidłowo prezentowane na tworzonej dokumentacji.

Źródło: www.more7.pl